En esta guía, acabaremos con esto de una vez por todas. Aprenderás a:
- Envía las facturas nada más terminar el trabajo.
- Establece condiciones para que los clientes paguen a tiempo.
- Utiliza herramientas para realizar un seguimiento de los pagos desde cualquier lugar.
- Reduce el tiempo que dedicas cada semana a las tareas administrativas.
El resultado: dedicas menos tiempo a buscar dinero y más tiempo a ganarlo.
Por qué tu cuenta bancaria no se adapta a tu apretada agenda
Puedes trabajar muchas horas al día y, aun así, sentirte estafado, porque el dinero ganado no es lo mismo que el dinero recibido. Hasta que el dinero no llega a tu cuenta, no puedes utilizarlo; no hace falta ser un genio para entenderlo. Esto afecta al flujo de caja de las pequeñas empresas, limita el capital circulante y dificulta la cobertura de los gastos generales.
Desde fuera, tu negocio parece un éxito. Empiezas temprano y terminas tarde. Nunca te faltan nuevos encargos ni clientes.
Pero desde dentro, las cosas se ven un poco diferentes. Tu saldo bancario no refleja tu éxito. La gestión de tu flujo de caja es un caos.
Cuando miras tu cuenta bancaria, piensas: «¿Dónde se ha ido todo mi dinero?».
No estás haciendo nada mal. Solo te enfrentas a un desfase temporal, que puedes subsanar con la estrategia y las herramientas adecuadas.
¿Cuál es la diferencia entre el dinero ganado y el dinero en el banco?
Cuando terminas el trabajo, ganas dinero. Pero eso es muy diferente atener el dinero:
- El dinero ganado significa que el trabajo está hecho y que el cliente está satisfecho.
- El dinero que tienes en el banco es dinero que puedes gastar.
Hoy solo hay una persona que paga tus facturas.
El dinero que tienes en el banco se denomina capital circulante. Es dinero en efectivo del que puedes disponer de inmediato. Cubre los gastos de combustible, materiales, salarios, marketing y mucho más.
Si tu capital circulante es escaso, te quedas atascado. Es posible que retrases la compra de suministros. Incluso puede que te preocupes por las facturas personales.
Todo esto puede suceder incluso cuando tengas la agenda llena.
A dónde va tu dinero
No te quedas con todos tus ingresos. Como propietario, tienes que hacer frente a gastos como:
- Coste laboral, que incluye salarios, impuestos y seguros
- Gastos generales, que incluyen herramientas, combustible, tiempo de gestión administrativa y software
Estos gastos se van acumulando. Si no te pagan puntualmente después de cada trabajo, puede parecer que te esfuerzas por mantenerte a flote.
Terminar el trabajo es solo la mitad del camino
Eres excelente en lo que haces, pero eso no es ni mucho menos todo lo que implica dirigir tu negocio.
Tú también tienes que cobrar. Y eso conlleva trabajo administrativo.
Si terminas un trabajo y esperas varios días para facturarlo, retrasas tus propios ingresos. Esto se va acumulando a lo largo de la semana. Podrías terminar cinco trabajos, pero solo te pagarían por dos.
Solucionar este problema lo cambia todo. El dinero llega a tu cuenta más rápido. Tienes un control total sobre tu tiempo y tu dinero, lo que te permite hacer crecer tu negocio.
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Facturación al instante: no esperes a llegar a casa
Si esperas a enviar la factura, también tendrás que esperar a que te paguen. ¿La solución? Envía la factura antes de marcharte de la obra. Así se acorta el tiempo que transcurre entre la finalización del trabajo y el cobro, y además le ofreces a tu cliente una experiencia más fluida y rápida.
Si eres de los que trabajan desde una furgoneta o un camión, es posible que no pases ni una sola hora sentado ante un escritorio.
Recoges tu equipo, contestas llamadas, conduces hasta la siguiente parada e intentas recordar por el camino qué queda pendiente de facturar.
Así es como el flujo de caja se detiene en seco. Por ejemplo:
- Un peluquero canino a domicilio termina dos citas y luego cruza la ciudad en coche. La facturación tendrá que esperar.
- Un especialista en detallado termina un trabajo a última hora y se va a casa cansado. Se le olvida enviar la factura.
- Un manitas tiene la intención de enviar la factura después de cenar, pero se le hace la noche larga. Ese retraso de una hora se convierte en un día. Luego, en dos.
Cada hora que pasa es una hora más que tendrás que esperar a que el dinero llegue a tu cuenta.
Y eso sin mencionar la perspectiva de tus clientes. Cuando el valor de tu trabajo aún está fresco en su memoria, es más probable que paguen a tiempo. La gente valora la rapidez; dos tercios afirman que es tan importante como el precio.
Si esperas, el cliente se olvida. No sienten ninguna urgencia por pagar a tiempo.
Qué hay que hacer antes de abandonar la obra
Ese es el motivo. Ahora, veamos cómo solucionar el problema del retraso en los ingresos.
Antes de dejar el trabajo:
- Termina el trabajo y explica al cliente el resultado.
- Añade cualquier material o mano de obra adicional.
- Abre tu aplicación de facturación antes de recoger. Selecciona el servicio, el precio y las notas.
- Envía la factura desde tu teléfono por mensaje de texto o por correo electrónico.
- Pídele al cliente que lo revise o incluso que lo pague en el acto.
Esto hace tres cosas a la vez:
- Cierra la orden de trabajo.
- Se inicia el plazo de pago.
- Así te aseguras de no cobrar de menos.
Si esperas hasta más adelante, es posible que se te olvide ese detalle adicional o ese complemento. Y eso supone una pérdida de ingresos.
La facturación in situ también reduce la necesidad de volver sobre tus pasos. No tendrás que buscar notas antiguas más adelante. No tendrás que descifrar un resguardo en papel en tu salpicadero.
Una facturación más rápida es mejor tanto para ti como para tu cliente
Cuando facturas sobre la marcha, tu cliente se beneficia de:
- Les traen la cuenta mientras aún tienen el servicio fresco en la memoria.
- Pueden pagar antes y con menos complicaciones.
- Consideran que tu empresa es organizada y profesional.
- Es menos probable que se olviden de la factura más adelante.
Y para ti, las ventajas son enormes:
- Reduces el tiempo que transcurre entre el trabajo y la percepción de ingresos.
- Así reduces la probabilidad de que se te pasen por alto algunos cargos.
- Por la noche dedicas menos tiempo a las tareas administrativas.
Así podrás disfrutar de tus tardes y ofrecer a tus clientes una mejor experiencia. Esto puede influir en la impresión que se lleven de ti. Es posible que se mantengan fieles a tu negocio y te recomienden a sus amigos y familiares.
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Condiciones de pago sencillas que te evitan tener que perseguir a los clientes
Las condiciones de pago establecen las normas antes de empezar a trabajar, para que no tengas que estar persiguiendo el dinero más adelante. Cuando los clientes saben cuándo y cómo pagar, se evitan los incómodos recordatorios. Esto mejora la gestión de tu flujo de caja y hace que la tramitación de los pagos sea más rápida y fácil de controlar.
En lo que respecta a los pagos, tú y tus clientes debéis estar de acuerdo.
Cuando lo dejas todo claro, estableces unos límites bien definidos. El cliente sabe qué puede esperar. Tú sabes cuándo debe llegar el dinero.
Así se evitan las conjeturas por ambas partes.
Las condiciones sencillas también te permiten ahorrar tiempo. Dedicas menos tiempo a enviar recordatorios y más tiempo a conseguir clientes y a realizar trabajos remunerados.
Las ventajas de las condiciones de pago
Las condiciones de pago son como unas instrucciones. Influyen en el comportamiento de tus clientes.
Cuando los términos están claros:
- Los clientes se toman muy en serio el pago desde el principio.
- Evitas largos periodos sin trabajo y sin ingresos.
- De este modo, reduces el estrés relacionado con los seguimientos, lo que contribuye a cuidar las relaciones con tus clientes.
Además, mejora la gestión de tus pagos. Disfrutarás de menos retrasos, menos excusas y menos impagos.
Margen comercial frente a margen de beneficio (y por qué es importante para tus condiciones)
Muchos propietarios confunden estos dos conceptos. Esto puede dar lugar a una valoración inferior a la real y a retrasos en los pagos.
Esta es la diferencia:
- El margen de beneficio es lo que se añade al coste para fijar un precio.
- El margen es lo que te queda una vez pagados todos los gastos.
Si tu margen es muy reducido, los retrasos en los pagos te afectan aún más. Esa es una de las razones por las que es tan importante establecer condiciones de pago estrictas.
Condiciones de pago increíblemente sencillas que puedes empezar a aplicar hoy mismo
En tu factura no debe haber expresiones complicadas ni jerga técnica. Solo sirven para crear confusión.
Las condiciones de pago más adecuadas y eficaces son fáciles de leer y difíciles de pasar por alto.
Aquí tienes cuatro que puedes empezar a usar ya mismo:
- Pago al finalizar el trabajo:esto le indica al cliente que debe pagarte una vez finalizado el trabajo. Esto puede fomentar el pago en el mismo día.
- Se requiere un depósito antes de comenzar los trabajos: ustedabona por adelantado una parte del pago. Esto cubre los materiales y reduce su riesgo.
- Condiciones de pago a 7 días netos: estosignifica que el cliente dispone de siete días para pagar.
- Recargo por demora a partir de los 7 días: puedesaplicar un recargo por pago atrasado. Esto anima a los clientes a pagar a tiempo.
En conjunto, estos términos conforman un sistema que acaba con los retrasos.
No tienes que confiar en la memoria ni en la buena voluntad. Tú estableces las reglas y tu cliente las sigue. Esto te puede ahorrar muchas horas.
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Cómo te ayudan los enlaces de pago instantáneo a recibir tus pagos más rápido
Los enlaces de pago instantáneo eliminan las dificultades en el proceso de pago. Cuando los clientes pueden pulsar y pagar al instante, se reducen los retrasos y se garantiza el ingreso por servicios lo antes posible. Esto también reduce las cuentas por cobrar, lo que significa que habrá menos facturas pendientes de pago acumuladas en el sistema a la espera de ser cobradas.
Ya sabes cómo va: envías una factura y el cliente dice que pagará más adelante.
«Más tarde» se convierte en unos días. Luego, en una semana.
Esa factura figura en tu cuenta de clientes, es decir, el dinero que te deben pero que aún no has recibido.
El flujo de caja se detiene, y si no pagan pronto, te encontrarás en serios apuros.
Ahora, comparemos eso con un enlace de pago.
En lugar de esperar, tu cliente recibe un mensaje con un botón. Lo pulsa y paga en menos de un minuto. Así de fácil.
Por qué los enlaces de pago instantáneo funcionan mejor que los cheques
Por supuesto, los pagos inmediatos el mismo día son una gran ventaja para ti. No tienes que perder tiempo persiguiendo facturas impagadas. Además, te ahorras esas conversaciones incómodas sobre dinero.
La verdad es que los enlaces de pago también benefician a tus clientes.
Extender un cheque lleva tiempo. Para ello, hay que:
- Busca la chequera.
- Escríbelo.
- No te olvides de enviarlo o entregárselo.
- Espera a que se aclare.
Además, el uso de cheques ha bajado un 75 %. Simplemente, no es la forma de pago que prefiere la mayoría de la gente.
Compáralo con un enlace de pago:
- Abre el mensaje.
- Pulsan «Pagar ahora».
- Introducen sus datos de pago y ya está.
¿Recuerdas lo que dijimos antes sobre la velocidad? Para muchos consumidores, es tan importante como el precio.
Cuando tienes en cuenta esa preferencia, te ganas la confianza. Llevas la experiencia del cliente a un nivel superior y, al hacerlo, demuestras que eres un profesional.
Facturación tradicional frente a enlaces de pago instantáneo
A continuación, te mostramos una comparación entre ambos:
| Característica | Factura tradicional (cheque o pago manual) | Enlace de pago instantáneo |
| Es hora de pagar | Puede retrasarse varios días o semanas | Normalmente se paga el mismo día |
| Esfuerzo del cliente | Elevado, requiere varios pasos | Pago por teléfono rápido y económico |
| Riesgo de olvido | Alto, fácil de posar | Bajo, hecho de inmediato |
| Repercusión en la tesorería | Retrasos en el cobro de ingresos | Un flujo de ingresos más rápido y constante |
| Cuentas por cobrar | Acumula facturas pendientes de pago | Menos facturas pendientes de pago |
| Procesamiento de pagos | Seguimiento y control manuales | Seguimiento y actualizaciones automáticos |
Además, estas ventajas no se limitan solo a la comodidad. También aceleran el tiempo que tarda el dinero en llegar a tu cuenta.
Menos fricción = menos retrasos. Así de sencillo.
Cómo cobrar más rápido
Si quieres reducir el número de facturas impagadas, facilita el proceso de pago.
Es decir:
- Envía facturas con un enlace de pago integrado.
- Permite a los clientes pagar desde su teléfono.
- Lleva un control de los pagos en un solo lugar.
Con Invoice Simple puedes hacer todo esto y mucho más. Pruébalo hoy mismo y únete a más de 900 000 empresarios satisfechos.
Mantener el orden cuando se trabaja desde el coche
Cuando tu oficina es tu vehículo, los documentos se amontonan por todas partes. Se pierden y se estropean. Un sistema móvil organiza y almacena tus facturas, gastos y pagos en un solo lugar. Esto protege los ingresos de tu empresa de servicios y reduce los errores de facturación.
Papeles en el asiento del copiloto y notas en el móvil. Funciona… hasta que deja de hacerlo.
Se te olvida enviar una factura o se te pasa cobrar algo. Pierdes la pista de quién ha pagado y cuándo. Los ingresos se te escapan por todas partes.
Pero hay una solución. Adopta un enfoque empresarial centrado en los dispositivos móviles con un sistema diseñado para adaptarse a tu forma de trabajar.
Flujos de trabajo de pago móvil frente al papel y la memoria
Hoy en día, la gente utiliza el móvil para casi todo. En Internet, más de la mitad de los usuarios acceden a través de un dispositivo móvil.
Puedes estar seguro de que tus clientes están usando el móvil. Tu empresa también debería estar ahí.
En este momento:
- Terminas un trabajo y tomas notas en un papel.
- Tienes pensado enviar la factura más tarde.
- Se te olvidan pequeños detalles o los recargos.
- Te pasas la tarde revisando tus apuntes.
Pero cuando te pasas al móvil:
- Debes crear y enviar la factura antes de terminar el trabajo.
- Tus tarifas y servicios ya están guardados.
- Tus registros son claros y fáciles de consultar.
Por qué una aplicación móvil soluciona los retrasos en los ingresos
Los retrasos en los ingresos se deben a muchas pequeñas pausas que, sumadas, acaban afectando al resultado:
- Esperas para enviar la factura.
- Esperas a hacer un seguimiento cuando alguien no paga.
Si multiplicas eso por varios trabajos a la semana, de repente te encuentras muy atrasado.
Una aplicación móvil como Invoice Simple no te ayuda a ponerte al día. Te da ventaja y se asegura de que la mantengas.
Los ingresos llegan según lo previsto. Además, estás menos estresado porque no dejas la facturación para el viernes por la noche.
Recibes el pago antes y tienes más tiempo para dedicarte a actividades que impulsan el crecimiento o, seamos sinceros, para disfrutar de un descanso muy necesario.
Lo mejor de todo: ni siquiera necesitas una oficina para hacerlo. Tienes todo lo que necesitas en el bolsillo.
Preguntas frecuentes
A continuación, te presentamos algunas preguntas frecuentes que se plantean los empresarios sobre cómo cobrar más rápido.
