Dans ce guide, nous allons régler cette question une fois pour toutes. Vous apprendrez à :
- Envoyez les factures dès la fin de la mission.
- Fixez des conditions de paiement pour que les clients paient dans les délais.
- Utilisez des outils pour suivre vos paiements où que vous soyez.
- Réduisez le temps que vous consacrez chaque semaine aux tâches administratives.
Résultat : vous passez moins de temps à courir après l'argent et plus de temps à le gagner.
Pourquoi votre compte bancaire ne suit pas le rythme effréné de votre emploi du temps
Vous pouvez travailler de longues journées et avoir quand même l'impression d'être lésé, car l'argent gagné n'est pas la même chose que l'argent perçu. Tant que l'argent n'est pas versé sur votre compte, vous ne pouvez pas l'utiliser ; ce n'est pas sorcier. Cela affecte la trésorerie des petites entreprises, limite leur fonds de roulement et rend difficile la couverture de leurs frais généraux.
Vu de l'extérieur, votre entreprise est une réussite. Vous commencez tôt et finissez tard. Vous ne manquez jamais de nouveaux contrats ni de nouveaux clients.
Mais vu de l'intérieur, les choses sont un peu différentes. Le solde de votre compte bancaire ne reflète pas votre réussite. La gestion de votre trésorerie est complètement désorganisée.
Quand tu consultes ton compte bancaire, tu te dis : « Où est passé tout mon argent ? »
Vous ne faites rien de mal. Vous êtes simplement confronté à un décalage temporel, que vous pouvez combler grâce à une stratégie et à des outils adaptés.
Quelle est la différence entre l'argent gagné et l'argent en banque ?
Quand vous avez terminé le travail, vous gagnez de l'argent. Mais c'est tout autre chose qued'avoir cet argent :
- L'argent gagné signifie que le travail est terminé et que le client est satisfait.
- Si l'argent est à la banque, c'est que tu peux le dépenser.
Il n'y a qu'une seule personne qui paie vos factures aujourd'hui.
L'argent que vous avez en banque s'appelle le fonds de roulement. Il s'agit de liquidités dont vous disposez immédiatement. Il sert à couvrir les frais de carburant, de matériaux, de salaires, de marketing, etc.
Si votre fonds de roulement est faible, vous vous retrouvez dans une impasse. Vous risquez de repousser l'achat de fournitures. Vous pourriez même vous inquiéter pour vos factures personnelles.
Tout cela peut arriver même si votre agenda est plein.
Où va votre argent
Vous ne conservez pas la totalité de vos revenus. En tant que propriétaire, vous devez prendre en charge des frais tels que :
- les charges salariales, qui comprennent les salaires, les impôts et les cotisations sociales
- les frais généraux, qui comprennent les outils, le carburant, le temps consacré aux tâches administratives et les logiciels
Ces dépenses s'accumulent. Si vous n'êtes pas payé rapidement après chaque mission, vous aurez peut-être l'impression de courir pour rester sur place.
Terminer le travail, ce n'est que la moitié du chemin
Vous excellez dans votre domaine, mais cela ne résume pas à lui seul la gestion de votre entreprise.
Vous aussi, vous devez être payé. Et cela implique des tâches administratives.
Si vous terminez une mission et que vous attendez plusieurs jours avant de facturer, vous retardez vos propres revenus. Cela s'accumule au fil de la semaine. Vous pourriez réaliser cinq missions, mais n'être payé que pour deux d'entre elles.
Résoudre ce problème change tout. Vous recevez l'argent sur votre compte plus rapidement. Vous maîtrisez entièrement votre temps et vos finances, ce qui vous permet de développer votre entreprise.
ARTICLE CONNEXE — Que sont les prestataires de services de paiement pour les petites entreprises (et pourquoi vous en avez besoin)
Facturation immédiate : plus besoin d'attendre d'être rentré chez vous
Si vous attendez pour envoyer la facture, vous attendez aussi pour être payé. La solution ? Envoyez la facture avant de quitter le chantier. Cela réduit le délai entre la fin des travaux et leur paiement, et offre également à votre client une expérience plus fluide et plus rapide.
Si vous travaillez depuis une camionnette ou un camion, il se peut que vous ne passiez pas une seule heure à un bureau.
Vous rangez votre matériel, répondez aux appels, prenez la route vers la prochaine étape et essayez de vous rappeler, en chemin, ce qui reste à facturer.
C'est ainsi que la trésorerie s'effondre du jour au lendemain. Par exemple :
- Un toiletteur canin à domicile termine deux rendez-vous, puis traverse la ville en voiture. La facturation devra attendre.
- Un préparateur termine un travail de dernière minute, puis rentre chez lui, fatigué. Il oublie d'envoyer la facture.
- Un bricoleur a l'intention d'envoyer la facture après le dîner, mais la soirée lui échappe. Ce retard d'une heure se transforme en une journée. Puis en deux.
Chaque heure qui passe est une heure de plus que vous passerez à attendre que l'argent soit versé sur votre compte.
Sans parler du point de vue de vos clients. Lorsque la valeur de votre travail est encore fraîche dans leur esprit, ils sont plus enclins à payer dans les délais. Les gens apprécient la rapidité ; les deux tiers d'entre eux affirment qu'elle est aussi importante que le prix.
Si vous attendez, le client oublie. Il ne ressent aucune urgence à payer dans les délais.
Ce qu'il faut faire avant de quitter le chantier
Voilà pourquoi. Voyons maintenant comment résoudre le problème du retard dans l'encaissement des recettes.
Avant de quitter votre poste :
- Terminez le travail et présentez le résultat au client.
- Ajoutez les matériaux ou la main-d'œuvre supplémentaire.
- Ouvrez votre application de facturation avant de partir. Sélectionnez le service, le prix et les remarques.
- Envoyez la facture depuis votre téléphone par SMS ou par e-mail.
- Demandez au client de vérifier le montant ou même de le régler immédiatement.
Cela permet d'accomplir trois choses à la fois :
- Cela clôt l'ordre de travail.
- Cela déclenche le délai de paiement.
- Cela vous évite de facturer un montant trop bas.
Si vous attendez plus tard, vous risquez d'oublier ce petit détail ou cet ajout. Et cela représente une perte de revenus.
La facturation sur place permet également d'éviter les retours en arrière. Vous n'avez pas besoin de rechercher d'anciennes notes par la suite. Vous n'avez pas besoin de déchiffrer un bout de papier sur votre tableau de bord.
Une facturation plus rapide, c'est tout bénéfice pour vous et vos clients
Lorsque vous facturez directement sur place, votre client en tire les avantages suivants :
- Ils reçoivent l'addition alors que le service est encore frais dans leur mémoire.
- Ils peuvent payer plus rapidement, sans difficulté.
- Ils perçoivent votre entreprise comme une structure organisée et professionnelle.
- Ils risquent moins d'oublier la facture par la suite.
Et pour vous, les avantages sont considérables :
- Vous réduisez le délai entre le travail et la rémunération.
- Vous réduisez ainsi le risque de ne pas être débité.
- Vous passez moins de temps à faire de la paperasse le soir.
Vous libérez vos soirées et offrez à vos clients une meilleure expérience. Cela peut influencer la façon dont ils se souviennent de vous. Ils seront peut-être plus enclins à vous rester fidèles et à vous recommander à leurs amis et à leur famille.
ARTICLE CONNEXE — Glisser, taper, c'est fait : comment accepter les paiements par carte bancaire en tant que petite entreprise
Des conditions de paiement simples qui vous évitent de devoir courir après vos clients
Les conditions de paiement permettent de définir les règles avant de commencer à travailler, ce qui vous évite d'avoir à courir après l'argent par la suite. Lorsque les clients savent quand et comment payer, vous évitez les relances délicates. Cela améliore la gestion de votre trésorerie et rend le traitement des paiements plus rapide et plus facile à suivre.
En matière de paiements, vous et vos clients devez être sur la même longueur d'onde.
En précisant clairement les choses, vous fixez des limites. Le client sait à quoi s'attendre. Vous savez quand l'argent doit vous parvenir.
Cela évite toute incertitude de part et d'autre.
Des conditions simples vous font également gagner du temps. Vous passez moins de temps à envoyer des rappels et plus de temps à décrocher des contrats et à réaliser des missions rémunérées.
Les avantages des conditions de paiement
Les conditions de paiement sont en quelque sorte des consignes. Elles influencent le comportement de vos clients.
Lorsque les termes sont clairs :
- Dès le départ, les clients prennent le paiement très au sérieux.
- Vous évitez ainsi les longues périodes sans emploi et sans revenus.
- Vous réduisez le stress lié aux relances, ce qui contribue à préserver vos relations avec vos clients.
Cela améliore également le traitement de vos paiements. Vous constatez moins de retards, moins d'excuses et moins de paiements manqués.
Marge commerciale ou marge bénéficiaire (et pourquoi c'est important pour vos conditions)
De nombreux propriétaires confondent ces deux termes. Cela peut entraîner une sous-évaluation des prix et des retards de paiement.
Voici la différence :
- La marge est la somme que vous ajoutez à votre coût pour fixer un prix.
- La marge correspond à ce qu'il vous reste une fois tous les coûts payés.
Si votre marge est déjà très faible, les retards de paiement sont d'autant plus préjudiciables. C'est l'une des raisons pour lesquelles il est si important de fixer des conditions de paiement strictes.
Des modalités de paiement d'une simplicité enfantine que vous pouvez mettre en place dès aujourd'hui
Les formulations complexes et le jargon n'ont pas leur place sur votre facture. Ils ne font que semer la confusion.
Les conditions de paiement les plus efficaces sont celles qui sont faciles à comprendre et difficiles à ignorer.
En voici quatre que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant :
- Paiement dû à la fin des travaux :cela indique au client qu'il doit vous régler une fois le travail terminé. Cela peut l'inciter à payer le jour même.
- Acompte requis avant le début des travaux : vousversez une partie du montant à l'avance. Cela permet de couvrir le coût des matériaux et de réduire vos risques.
- Conditions de paiement « net 7 » : celasignifie que le client dispose d'un délai de sept jours pour régler la facture.
- Frais de retard après 7 jours : vouspouvez facturer des frais de retard. Cela incite les clients à payer dans les délais.
Ensemble, ces éléments forment un système qui permet d'éliminer les retards.
Vous n'avez pas besoin de vous fier à votre mémoire ou à la bonne volonté de votre client. C'est vous qui fixez les règles, et votre client s'y conforme. Cela peut vous faire gagner des heures.
ARTICLE CONNEXE — Comment éviter les rétrofacturations dans la comptabilité d'entreprise
Comment les liens de paiement instantané vous permettent d'être payé plus rapidement
Les liens de paiement instantané éliminent les obstacles au paiement. Lorsque les clients peuvent payer d'un simple clic, vous réduisez les délais et vous assurez plus rapidement les revenus de votre entreprise de services. Cela permet également de réduire les créances, ce qui signifie moins de factures impayées en attente de recouvrement dans votre système.
Vous connaissez bien la situation : vous envoyez une facture, et le client vous dit qu'il paiera plus tard.
« Plus tard » se transforme en quelques jours. Puis en une semaine.
Cette facture figure dans votre compte de créances, c'est-à-dire l'argent qui vous est dû mais que vous n'avez pas encore reçu.
Les rentrées d'argent s'arrêtent, et s'ils ne paient pas rapidement, vous allez vous retrouver dans une situation très délicate.
Comparons maintenant cela à un lien payant.
Au lieu d'attendre, votre client reçoit un message contenant un bouton. Il n'a qu'à cliquer dessus pour payer en moins d'une minute. C'est simple.
Pourquoi les liens de paiement instantané sont-ils plus efficaces que les chèques ?
Bien sûr, les paiements immédiats, le jour même, constituent un avantage considérable pour vous. Vous n'avez pas à perdre de temps à relancer les clients pour les factures impayées. Vous évitez également ces conversations délicates au sujet de l'argent.
En réalité, les liens payants sont également avantageux pour vos clients.
Remplir un chèque prend du temps. Il faut :
- Trouve le chéquier.
- Écris-le.
- N'oubliez pas de l'envoyer ou de le remettre en main propre.
- Attends que ça s'éclaircisse.
De plus, l'utilisation des chèques a baissé de 75 %. Ce n'est tout simplement pas le mode de paiement que la plupart des gens préfèrent.
Comparez cela à un lien payant :
- Ils ouvrent le message.
- Ils cliquent sur « Payer maintenant ».
- Ils saisissent leurs informations de paiement, et le tour est joué.
Vous vous souvenez de ce que nous avons dit tout à l'heure à propos de la vitesse ? Pour de nombreux consommateurs, c'est tout aussi important que le prix.
En répondant à cette attente, vous gagnez la confiance de vos clients. Vous faites passer l'expérience client à un niveau supérieur, et vous donnez ainsi l'image d'un professionnel.
Facturation traditionnelle ou liens de paiement instantané
Voici comment les deux se comparent :
| Fonctionnalité | Facture classique (par chèque ou paiement manuel) | Lien de paiement instantané |
| Il est temps de payer | Cela peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines | Généralement payé le jour même |
| Effort demandé au client | Élevé, nécessite plusieurs étapes | Paiement par téléphone simple et rapide |
| Risque d'oublier | Élevé, facile à remettre à plus tard | Faible, à faire immédiatement |
| Incidence sur la trésorerie | Retards dans l'encaissement des recettes | Un flux de revenus plus rapide et régulier |
| Créances clients | Accumule les factures impayées | Moins de factures impayées |
| Traitement des paiements | Suivi manuel et relances | Suivi et mises à jour automatiques |
Ces avantages ne se limitent pas non plus à une simple question de commodité. Ils changent radicalement la rapidité avec laquelle l'argent est versé sur votre compte.
Moins de frictions = moins de retards. C'est simple.
Comment être payé plus rapidement
Si vous souhaitez réduire le nombre de factures impayées, facilitez le paiement.
Cela signifie que :
- Envoyez vos factures avec un lien de paiement intégré.
- Permettez à vos clients de payer depuis leur téléphone.
- Suivez vos paiements en un seul endroit.
Avec Invoice Simple, vous pouvez faire tout cela et bien plus encore. Essayez-le dès aujourd’hui et rejoignez plus de 900 000 entrepreneurs satisfaits.
Rester organisé lorsque l'on travaille depuis son véhicule
Lorsque votre bureau se résume à votre véhicule, les documents administratifs s’entassent un peu partout. Ils finissent par se perdre ou s’abîmer. Un système mobile vous permet d’organiser et de conserver vos factures, vos notes de frais et vos paiements en un seul endroit. Cela protège le chiffre d’affaires de votre entreprise de services et réduit les risques d’oubli de facturation.
Des papiers sur le siège passager et des notes sur ton téléphone. Ça marche… jusqu'à ce que ça ne marche plus.
Vous oubliez d'envoyer une facture ou vous omettez de facturer un service. Vous ne savez plus qui a payé ni quand. Les pertes de revenus s'accumulent de toutes parts.
Mais il existe une solution. Adoptez une approche « mobile first » grâce à un système conçu pour s'adapter à votre façon de travailler.
Les processus de paiement mobile face au papier et à la mémoire
De nos jours, les gens utilisent leur téléphone portable pour pratiquement tout. Sur Internet, plus de la moitié des utilisateurs se connectent via un appareil mobile.
Vous pouvez être sûr que vos clients sont sur leur téléphone. Votre entreprise devrait y être aussi.
En ce moment même :
- Vous terminez une tâche et prenez des notes sur un bout de papier.
- Vous prévoyez d'envoyer la facture plus tard.
- Vous oubliez des petits détails ou des frais supplémentaires.
- Tu passes ta soirée à trier tes notes.
Mais quand on adopte le mobile :
- Vous établissez et envoyez la facture avant de quitter le chantier.
- Vos tarifs et vos services sont déjà enregistrés.
- Vos dossiers sont clairs et faciles à suivre.
Pourquoi une application mobile permet de remédier aux retards de paiement
Les retards dans la génération de revenus sont dus à de nombreuses petites interruptions qui, cumulées, finissent par peser :
- Vous attendez pour envoyer la facture.
- Vous attendez avant de relancer quelqu'un qui ne paie pas.
Multipliez cela par plusieurs tâches par semaine, et tout à coup, vous avez pris un retard considérable.
Un système mobile comme Invoice Simple ne vous aide pas simplement à rattraper votre retard. Il vous permet de prendre de l'avance et veille en ce que vous la conserviez.
Les recettes sont conformes aux prévisions. De plus, vous êtes moins stressé, car vous n'attendez pas le vendredi soir pour établir vos factures.
Vous êtes payé plus rapidement et disposez ainsi de plus de temps pour vous consacrer à des activités qui favorisent la croissance ou, soyons honnêtes, pour profiter d'un repos bien mérité.
Le plus génial, c'est que vous n'avez même pas besoin d'un bureau pour ça. Vous avez tout ce qu'il vous faut dans votre poche.
FAQ
Voici quelques questions fréquentes que se posent les chefs d'entreprise pour être payés plus rapidement.
