En el juego de los negocios, las facturas son los encargados de llevar la cuenta. Llevan la cuenta de los puntos -o dólares- ganados, asegurándose de que tanto usted como sus clientes conocen el marcador y siguen las reglas para cobrar.

Una factura es un documento que muestra lo que ha comprado un cliente y cuánto le debe. Y, al igual que hay muchos tipos de empresas, hay muchos tipos de facturas. Cada una tiene su propia función a la hora de ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de las ventas y cobrar correctamente.

En este artículo analizaremos por qué cada tipo de factura es importante para su empresa y cuándo utilizarlas. Al final, serás un profesional a la hora de elegir la factura adecuada para cada situación.

ARTÍCULO RELACIONADO - Factura electrónica: ¿Qué es y cómo funciona?

Tipos de facturas para operaciones de una sola operación

Como empresario, a menudo se trata de ventas o servicios puntuales. Este tipo de factura suele ser breve y sencilla.

Veamos tres tipos de facturas formales perfectas para esos tratos rápidos:

Factura de venta

Es la factura estándar en la que piensa la mayoría de la gente cuando oye la palabra "factura". Se envía después de haber prestado un servicio o enviado un artículo. Una factura de ventas es una solicitud oficial de pago e incluye todos los detalles importantes. Incluye:

• Información de su empresa
• Datos del cliente
• Cuándo vence el pago
• Cómo pagar 
• Un número de factura
• Una lista detallada de lo que compró el cliente
• Cuánto cuesta cada artículo
• El importe total adeudado

Factura pro forma

Una factura pro forma es un anticipo de la factura final. Se envía antes de realizar el trabajo o enviar la mercancía. Indica al cliente lo que puede esperar pagar. Es ideal para ayudar a los clientes a presupuestar o para envíos internacionales en los que las aduanas necesitan conocer el valor de la mercancía.

Factura vencida

A veces, los clientes se olvidan de pagar a tiempo. Es entonces cuando se envía una factura vencida. Es una nota formal de recordatorio. Muestra el importe original adeudado, los recargos por demora y el nuevo total (si se añaden recargos por demora).

ARTÍCULO RELACIONADO - Cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar: Diferencias y Ejemplos

Tipos de facturas enviadas en un proyecto en curso

Es posible que su empresa trabaje en grandes proyectos cuya finalización requiera mucho tiempo. En estas situaciones, a menudo querrás facturar a los clientes a medida que avanza el proyecto.

Veamos cuatro tipos de facturas que le ayudarán a cobrar a lo largo de la vida de un proyecto largo:

Factura de retención

Es como una tarifa de reserva. El cliente la envía al inicio de un proyecto para asegurarse tus servicios. Es habitual en abogados, consultores y agencias. El cliente paga por adelantado y tú restas esa cantidad de la factura final. Es una buena forma de asegurarte unos fondos iniciales para empezar el trabajo.

Factura provisional

Piense en ella como en una factura de control. Se envía en distintas fases de un proyecto importante. Desglosa el coste total en partes más pequeñas y manejables. Esto te ayuda a mantener un flujo de caja constante y permite al cliente distribuir sus pagos. Es perfecta para proyectos de construcción y consultorías a largo plazo. 

Hoja de horas Factura

Si cobras por horas, esta es la factura que necesitas. Muestra una lista detallada de las horas que tú y tus empleados habéis trabajado y lo que habéis hecho durante ese tiempo. Es como un diario de tu trabajo con los precios adjuntos. Los abogados, autónomos y consultores suelen utilizar este tipo de factura. Pueden emitirse al terminar el trabajo o a intervalos regulares. 

Factura final

Es la gran final de las facturas. Se envía cuando el proyecto está completamente terminado. Incluye cualquier saldo que el cliente deba tras restar los pagos anteriores.

ARTÍCULO RELACIONADO - Conceptos básicos de factura y recibo: Todo lo que los empresarios deben saber

Tipos de facturas emitidas como notas

A veces, necesita hacer cambios después de haber enviado una factura. Las facturas memorándum te ayudan a ajustar la factura original según sea necesario.

Veamos tres tipos habituales de facturas de memorándum:

Abono

Un abono reduce el importe que le debe un cliente. Se envía cuando se ha cobrado de más a un cliente o es necesario devolverle el importe. Por ejemplo, puede utilizar un abono si un cliente devuelve un artículo o si cometió un error en la factura original. El abono muestra la cantidad que se descuenta de la factura.

Factura de débito

Una factura de cargo o nota de cargo aumenta el importe que le debe un cliente. Se utiliza cuando se ha cobrado de menos a un cliente o se necesita añadir gastos a una factura existente. Esto puede ocurrir si ofrece un producto o servicio que olvidó cobrar. La factura de cargo muestra la cantidad extra que el cliente debe pagar.

Factura mixta

Una factura mixta incluye créditos y débitos en el mismo documento. Puede utilizarla cuando necesite realizar varios ajustes en una factura original. Por ejemplo, una factura mixta puede mostrar cargos por servicios adicionales y abonos por artículos devueltos, todo en un mismo documento. Este tipo de factura le ayuda a equilibrar varios cambios sin tener que enviar varios documentos.

¿Busca la plantilla de factura adecuada? Con Invoice Simple, puede descargar una de nuestras plantillas de factura gratuitas y fáciles de usar para empezar. Si necesitas una factura más personalizada para tu empresa, consulta nuestro generador de facturas online para crear de forma sencilla una factura personalizada y profesional.

ARTÍCULO RELACIONADO - ¿Qué es el asesoramiento sobre remesas? Todo lo que necesita saber

Otros tipos de facturas

Estas facturas no encajan en ninguna de las categorías anteriores, pero pueden ser útiles para su empresa:

Factura comercial

Las facturas comerciales son cruciales para el comercio internacional. Incluyen detalles sobre las mercancías que se envían, su valor y las condiciones de pago de la venta. Los funcionarios de aduanas utilizan esta información para determinar los derechos e impuestos de importación.

ARTÍCULO RELACIONADO - ¿Qué es una factura fiscal? Características y cuándo utilizarla

Factura recurrente

Si ofrece servicios o suscripciones continuos, esta factura es una parte crucial de su proceso de pago. Factura automáticamente a los clientes a intervalos fijos, como cada mes o cada año. Esto ahorra tiempo y garantiza la regularidad de los pagos de servicios como las afiliaciones a gimnasios y las suscripciones a programas informáticos.

ARTÍCULO RELACIONADO - Cómo redactar un buen correo electrónico de facturación - 3 ejemplos/plantillas

Tipos de presupuestos

A menudo, los clientes quieren hacerse una idea de los precios antes de contratar sus servicios, sobre todo cuando se trata de trabajos de mayor envergadura. Para eso están los presupuestos. Ayudan a los clientes a entender cuánto tendrán que pagar antes de decidirse a comprar y recibir su primera factura.

Algunos de los distintos tipos de cotizaciones que puede ofrecer son:

• Cotización de productos. Es una lista de precios de productos específicos que un cliente desea comprar. Incluye detalles como los nombres de los productos, cantidades, información logística y de entrega, y el coste total.
• Presupuesto de servicios. En él se indica el coste de los servicios que prestará. Puede incluir las tarifas por hora, el tiempo estimado para completar el trabajo y cualquier coste adicional.
• Presupuesto a precio fijo. Ofrece un precio fijo para todo el proyecto, independientemente del tiempo o los recursos utilizados. Es ideal para clientes que quieren saber exactamente lo que tendrán que pagar por adelantado.
• Solicitud de presupuesto (RFQ). Este documento relacionado se utiliza cuando un cliente le pide un presupuesto detallado para sus necesidades específicas. Es habitual en las transacciones entre empresas.

Asegúrate de que no se te olvida nada. Aquí tienes una biblioteca de plantillas que te ayudarán a crear presupuestos profesionales. Puedes descargar, modificar y utilizar las que quieras.

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - Cómo facturar en línea en 5 sencillos pasos

5 mejores prácticas para crear facturas y presupuestos profesionales

Crear facturas y presupuestos de calidad no consiste sólo en indicar los precios. Se trata de generar confianza y hacer que tu empresa parezca profesional.

Aquí tienes cinco consejos útiles que te ayudarán a crear facturas y presupuestos de primera:

1. Utilice un lenguaje claro y formal. Esto garantiza que sus clientes comprendan fácilmente toda la información que necesitan saber.
2. Incluya su marca. Esto ayuda a los clientes a reconocer rápidamente los documentos de su empresa.
3. Sea transparente con los precios. Esto genera confianza y evita malentendidos en el futuro.
4. Ofrezca varias opciones de pago. Esto facilita que los clientes le paguen a tiempo.
5. Utilice un software de facturación. Esto le ayuda a crear de forma eficiente documentos precisos y de aspecto profesional.

ARTÍCULO RELACIONADO - 10 errores comunes en la facturación y cómo evitarlos

Cree presupuestos y facturas al instante

Existen muchos tipos de facturas, pero eso no tiene por qué complicar su proceso de facturación, si utiliza las herramientas adecuadas.

Facture en minutos, no en horas. Cree presupuestos y facturas mientras se desplaza o desde casa. Añada rápidamente detalles como descuentos, instrucciones de pago, fechas de vencimiento, fotos, firmas, detalles de envío y mucho más. A continuación, convierta los presupuestos en facturas con un solo clic.