10 errores comunes de facturación y cómo evitarlos

La facturación hace girar el engranaje financiero de una empresa. Pero los errores de facturación son sorprendentemente comunes y tienen consecuencias si no se detectan rápidamente.

Los errores son sólo eso: errores. Uno no sabe que se están cometiendo hasta que ocurren, por lo que son difíciles de detectar. 

Conocer los errores habituales en las facturas le ayudará a evitarlos y a establecer sistemas que funcionen.

¿Por qué se cometen errores de facturación?

Los errores se producen por muchas razones, como el desconocimiento de leyes específicas, el envío tardío de una factura o el uso de programas informáticos anticuados o complicados. 

Los programas modernos, como Invoice Simple, le generan documentos sin errores en todo momento. Personaliza cada una con tus datos y el logotipo de tu empresa, guarda como plantillas los artículos que facturas a menudo y gestiona las finanzas en un solo lugar. Siempre tendrás un aspecto profesional y te sentirás seguro de estar facturando correctamente.

10 errores de facturación que hay que evitar

Familiarizarse con los errores más comunes le ayudará a presentar documentación precisa con la mayor frecuencia posible.

He aquí algunos errores cruciales que hay que tener en cuenta: 

1. Sin recordatorios

Después de enviar una factura, hay varias razones por las que los clientes no pagan a tiempo. Y no siempre es porque intenten evitar el pago. A veces, simplemente son olvidadizos e incluso pueden pensar que no han recibido ninguna factura. 

Enviar recordatorios periódicos, tanto antes como después de que una factura haya vencido, aclara las expectativas y evita que los clientes se olviden.

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2. Información incompleta o incorrecta

Elementos como el número de factura, el número de identificación fiscal y la dirección correcta deben figurar siempre en todos los documentos. Las facturas también deben aclarar los servicios y los importes adeudados. 

La falta de información puede confundirle a usted y al destinatario, dando lugar a disputas, desconfianza o pagos incorrectos.

3. Condiciones de pago poco claras

Los retrasos y las disputas surgen cuando la gente no entiende bien las condiciones de pago. Aclare con precisión cuándo vence un pago y utilice un lenguaje sencillo y conciso en lugar de una jerga contable complicada. Los clientes deben ver claramente cuáles son sus responsabilidades y cuándo deben efectuar el pago.

4. Sin copia de seguridad

Un fallo del sistema contable podría revocar el acceso a facturas anteriores en línea, o incluso eliminarlas, lo que significa que se pierde la pista de quién debe qué. Disponer de copias de seguridad evita este problema. Aunque el sistema no funcione, puedes informar a los clientes de qué fondos deben y cuándo.

5. Sin recargos por demora

Si no cobra recargos por demora ni establece otras consecuencias, los clientes no tendrán sensación de urgencia en los pagos. Incluso puede que piensen que pueden tomarse su tiempo para entregar los fondos. 

Los recargos por demora hacen saber a los clientes que usted valora los pagos puntuales y que no tolerará los retrasos. Además, recauda fondos extra para tu empresa, que puedes utilizar si estás esperando otros pagos y necesitas echar mano de tus reservas.

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6. Falta de opciones de pago

Tener un sistema que sólo acepta uno o dos métodos de pago es un obstáculo para algunos clientes. Pueden quedarse atascados intentando mover fondos entre cuentas o configurar un método que no suelen utilizar. 

Aceptar varios métodos, como tarjetas de crédito, cheques y plataformas como PayPal, facilita a los clientes el envío de dinero. Puedes establecer planes de pago para facturas especialmente grandes, de modo que los clientes puedan pagar independientemente de sus circunstancias financieras. También puede configurar una función para aceptar depósitos en línea con software como Invoice Simple.

7. Facturas sin marca

Cuando factura a un cliente, incluir su marca hace que su empresa parezca limpia, organizada y un paso por encima del resto. Y es más probable que los clientes recuerden quién es usted si el nombre de su empresa figura en el documento. Verán a quién deben dinero y por qué.

8. Facturación incoherente

Si factura mensualmente, enviarlas en momentos distintos cada mes provoca incoherencias en los pagos y puede confundir a sus clientes. Si no saben cuándo esperar las comunicaciones, es posible que no sepan cuándo pagar. 

Elige una fecha concreta, como el primer día de cada mes, y cíñete a ella. También puedes utilizar un programa informático que automatice el proceso de facturación para que los clientes sepan que en esa fecha deben recibir las facturas, lo que les recordará que también deben pagar a tiempo.

9. Sistemas basados en papel

Las facturas en papel pueden perderse o estropearse en el correo, y no hay forma de hacer un seguimiento de ellas una vez enviadas. Un sistema digital las envía inmediatamente por correo electrónico o SMS. Y puedes estar seguro de que el destinatario las recibe a tiempo.

Con un software como Invoice Simple, también puede ver cuándo se han entregado y consultado las facturas.

10. Tasas ocultas

Incluir comisiones ocultas puede hacer que los clientes sientan que les está engañando, lo que provoca problemas de confianza y relaciones poco satisfactorias. Si los clientes ven cargos inesperados, pensarán que se les ha facturado de más y podrían impugnarlos. Sea sincero con sus clientes sobre los cargos para evitar confusiones a la hora de pagar.

Consecuencias de los errores de facturación

Uno o dos errores no tendrán un gran impacto en su negocio. Pero cuando esos errores se repiten, los clientes pueden preguntarse: ¿Tiene que pagar una factura si la empresa ha cometido un error? 

Aunque la respuesta es "Sí", si el problema no tiene que ver con el total del pago, cada cliente podría tener una opinión única sobre la situación. Pueden pensárselo mucho antes de entregar su dinero, o incluso dejar de trabajar con usted debido al error.

Los errores también cuestan tiempo y dinero a su empresa. Según un informe de la firma de análisis Ardent Partners, el coste medio de procesar una sola factura ronda los 13 dólares, lo que significa que cada error genera pérdidas. 

Además, OpenEnvoy informa de que casi el 10% de todas las facturas están duplicadas, lo que suma 42.124.360 dólares en pagos innecesarios en 12 meses. 

5 buenas prácticas para evitar errores de facturación

Los errores afectan a sus finanzas, su reputación y sus resultados. He aquí las mejores formas de prevenirlos:

1. Revisar antes de enviar 

No te limites a enviar las facturas una vez terminadas. Revísalas al menos una vez, preferiblemente con varios ojos, para asegurarte de que no hay errores. Procede solo si todo parece correcto.

2. Utilizar una herramienta de facturación

Programas como Invoice Simple revisan los documentos para detectar errores e incluso corregirlos en su nombre. También clasifica los datos e implementa una estructura coherente y fácil de leer para que todos los implicados entiendan los detalles.

3. Aplicar períodos de gracia 

Tener un poco de cortesía con las facturas impagadas ayuda mucho. Para los que no pueden pagar rápidamente, establecer un periodo de gracia de unos días o semanas les quita el estrés de encima y les da tiempo para aportar los fondos necesarios. 

Invocar un periodo de gracia también establece un sentimiento de lealtad entre los clientes. Sabrán que te preocupas por ellos y estarán más dispuestos a devolver el favor y efectuar los pagos lo antes posible la próxima vez.

4. Establecer recordatorios 

La gente es propensa a cometer errores, como olvidarse de enviar las facturas o no enviarlas a tiempo. Establecer recordatorios para ti mismo o dejar que Invoice Simple haga el trabajo por ti garantiza que todos los documentos se envíen a tiempo y sin errores. Esto también acorta el tiempo que tienes que esperar para recibir los pagos.

5. Asegúrese de que todo el personal conoce el sistema

Si un miembro del personal no tiene claro cómo funciona el sistema de facturación de su organización, podría ser propenso a cometer errores. Puede que envíe los documentos con retraso o con información incorrecta. Antes de encargar a alguien una tarea de facturación, asegúrate de que sabe cómo funciona y a quién acudir si no está seguro.

Ahorre tiempo con los elementos de factura guardados

Invoice Simple cuenta con docenas de funciones que ayudarán a su empresa a evitar errores. Los artículos de factura guardados le permiten reutilizar facturas para los artículos que factura constantemente, ahorrándole tiempo para que pueda centrar su atención en otras tareas. Edite los artículos en cualquier momento, importe automáticamente la información de contacto y utilice la escritura predictiva para rellenar rápidamente las plantillas de facturas.