10 erreurs de facturation courantes et comment les éviter

La facturation permet de faire tourner les rouages financiers d'une entreprise. Mais les erreurs de facturation sont étonnamment fréquentes et ont des conséquences si vous ne les corrigez pas rapidement.

Les erreurs ne sont que des erreurs. On ne s'en rend pas compte avant qu'elles ne se produisent, ce qui les rend difficiles à repérer. 

Comprendre les erreurs de facturation les plus courantes vous permet de les éviter et de mettre en place des systèmes efficaces.

Pourquoi les erreurs de facturation se produisent-elles ?

Les erreurs se produisent pour de nombreuses raisons, notamment la méconnaissance de lois spécifiques, l'envoi tardif d'une facture ou l'utilisation d'un logiciel obsolète ou compliqué. 

Les logiciels modernes, tels que Invoice Simple, génèrent à chaque fois des documents exempts d'erreurs. Personnalisez chacun d'eux avec vos informations et le logo de votre entreprise, enregistrez les articles que vous facturez souvent comme modèles et gérez vos finances en un seul endroit. Vous aurez toujours l'air professionnel et serez sûr de facturer correctement.

10 erreurs de facturation à éviter

En vous familiarisant avec les erreurs les plus courantes, vous pourrez soumettre des documents exacts le plus souvent possible.

Voici quelques erreurs cruciales à ne pas commettre : 

1. Pas de rappels

Après l'envoi d'une facture, il y a plusieurs raisons pour lesquelles les clients ne paient pas à temps. Et ce n'est pas toujours parce qu'ils essaient d'éviter de payer. Parfois, ils sont simplement oublieux et peuvent même penser qu'ils n'ont pas reçu de facture. 

L'envoi de rappels réguliers, avant et après la date d'échéance d'une facture, clarifie les attentes et empêche les clients d'oublier.

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2. Informations manquantes ou incorrectes

Des éléments tels que le numéro de la facture, le numéro fiscal et l'adresse correcte doivent toujours figurer sur chaque document. Les factures doivent également préciser les services et les montants dus. 

Les informations manquantes peuvent créer une confusion entre vous et le destinataire, ce qui peut entraîner des litiges, de la méfiance ou des paiements incorrects.

3. Conditions de paiement peu claires

Les retards et les litiges surviennent lorsque les gens ne comprennent pas bien les conditions de paiement. Clarifiez précisément la date à laquelle un paiement est dû et utilisez un langage simple et concis plutôt qu'un jargon comptable compliqué. Les clients doivent savoir clairement quelles sont leurs responsabilités et quand ils doivent effectuer le paiement.

4. Pas de sauvegarde

Une défaillance du système comptable pourrait vous empêcher d'accéder aux factures en ligne antérieures, voire les supprimer, ce qui vous ferait perdre la trace de qui doit quoi. L'existence de fichiers de sauvegarde permet d'éviter ce problème. Même si le système est en panne, vous pouvez dire aux clients quels sont les montants dus et à quelle date.

5. Pas de frais de retard

Si vous ne facturez pas de frais de retard ou ne prévoyez pas d'autres conséquences, les clients ne ressentiront pas de sentiment d'urgence à l'égard des paiements. Ils peuvent même avoir l'impression qu'ils peuvent prendre leur temps pour livrer les fonds. 

Les pénalités de retard permettent aux clients de savoir que vous accordez de l'importance au respect des délais de paiement et que vous ne tolérerez pas les retards. Ils permettent également de collecter des fonds supplémentaires pour votre entreprise, que vous pouvez utiliser si vous attendez d'autres paiements et que vous devez puiser dans vos réserves.

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6. Absence d'options de paiement

Un système qui n'accepte qu'une ou deux méthodes de paiement est un obstacle pour certains clients. Ils risquent de se retrouver bloqués en essayant de transférer des fonds d'un compte à l'autre ou de mettre en place une méthode qu'ils n'ont pas l'habitude d'utiliser. 

En acceptant différentes méthodes, telles que les cartes de crédit, les chèques et les plateformes comme PayPal, il est plus facile pour les clients d'envoyer de l'argent. Vous pouvez mettre en place des plans de paiement pour les factures particulièrement importantes afin que les clients puissent payer quelle que soit leur situation financière. Vous pouvez également mettre en place une fonction permettant d'accepter les dépôts en ligne à l'aide d'un logiciel tel que Invoice Simple.

7. Factures sans marque

Lorsque vous facturez un client, le fait d'inclure votre marque donne l'impression que votre entreprise est propre, organisée et qu'elle se démarque des autres. De plus, les clients sont plus susceptibles de se rappeler qui vous êtes lorsque le nom de votre entreprise figure sur le document. Ils verront à qui ils doivent de l'argent et pourquoi.

8. Facturation incohérente

Si vous établissez des factures mensuelles, le fait de les envoyer à des moments différents chaque mois entraîne des incohérences dans les paiements et peut semer la confusion chez vos clients. S'ils ne savent pas quand s'attendre à recevoir des communications, ils risquent de ne pas savoir quand payer. 

Choisissez une date précise, par exemple le premier de chaque mois, et respectez-la. Vous pouvez également utiliser un logiciel qui automatise le processus de facturation, ce qui permet aux clients de savoir qu'à cette date, ils doivent s'attendre à recevoir des factures, ce qui leur rappelle qu'ils doivent également payer à temps.

9. Systèmes basés sur le papier

Les factures papier peuvent se perdre ou s'abîmer dans le courrier, et il n'y a aucun moyen de les suivre une fois que vous les avez envoyées. Un système numérique les envoie immédiatement par courrier électronique ou par SMS. Et vous pouvez être sûr que le destinataire les reçoit à temps.

Avec un logiciel comme Invoice Simple, vous pouvez également voir quand les factures ont été livrées et consultées.

10. Frais cachés

L'inclusion de frais cachés peut donner aux clients l'impression que vous les dupez, ce qui entraîne des problèmes de confiance et de mauvaises relations. Si les clients voient des frais inattendus, ils penseront qu'ils sont surfacturés et pourraient les contester. Soyez franc avec vos clients au sujet des frais afin d'éviter toute confusion au moment du paiement.

Les conséquences des erreurs de facturation

Une ou deux erreurs n'auront pas un impact énorme sur votre entreprise. Mais lorsque ces erreurs se répètent, les clients peuvent se poser des questions : Devez-vous payer une facture si l'entreprise a commis une erreur ? 

La réponse est "oui", mais si le problème ne concerne pas le montant total du paiement, chaque client peut avoir une opinion unique sur la situation. Il se peut qu'il réfléchisse longuement avant de remettre son argent, voire qu'il cesse de travailler avec vous à cause de l'erreur.

Les erreurs coûtent également du temps et de l'argent à votre entreprise. Selon un rapport du cabinet d'analystes Ardent Partners, le coût moyen de traitement d'une seule facture est d'environ 13 dollars, ce qui signifie que chaque erreur entraîne des pertes. 

En outre, OpenEnvoy signale que près de 10 % de toutes les factures sont des doublons, ce qui représente 42 124 360 dollars de paiements inutiles sur 12 mois. 

5 bonnes pratiques pour éviter les erreurs de facturation

Les erreurs affectent vos finances, votre réputation et vos résultats. Voici les meilleurs moyens de les éviter :

1. Révision avant l'envoi 

Ne vous contentez pas d'envoyer vos factures après les avoir remplies. Relisez-les au moins une fois, de préférence avec plusieurs yeux, pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs. Ne procédez que si tout vous semble correct.

2. Utiliser un outil de facturation

Un logiciel tel que Invoice Simple parcourt les documents pour vérifier s'il y a des erreurs et même les corriger en votre nom. Il trie également les données et met en place une structure cohérente et facile à lire afin que toutes les personnes concernées comprennent les détails.

3. Mettre en place des délais de grâce 

Un peu de courtoisie à l'égard des factures impayées ne fait pas de mal. Pour ceux qui ne peuvent pas payer rapidement, l'établissement d'un délai de grâce de quelques jours ou semaines les soulage et leur donne le temps de fournir les fonds nécessaires. 

L'octroi d'un délai de grâce permet également d'instaurer un sentiment de loyauté parmi les clients. Ils sauront que vous vous souciez d'eux et seront peut-être plus enclins à vous rendre la pareille et à effectuer des paiements dans les meilleurs délais la prochaine fois.

4. Définir des rappels 

Les gens sont enclins à commettre des erreurs, notamment à oublier d'envoyer des factures ou à ne pas les envoyer à temps. En vous fixant des rappels ou en laissant Invoice Simple faire le travail à votre place, vous vous assurez que tous les documents sont envoyés à temps et sans erreur. Cela permet également de réduire le temps d'attente pour recevoir les paiements.

5. S'assurer que tout le personnel connaît le système

Si un membre du personnel ne comprend pas bien le fonctionnement du système de facturation de votre organisation, il risque de commettre des erreurs. Il peut envoyer des documents en retard ou avec des informations incorrectes. Avant de confier une tâche de facturation à quelqu'un, assurez-vous qu'il en connaît le fonctionnement et qu'il sait à qui s'adresser en cas de doute.

Gagner du temps avec les éléments de facture enregistrés

Invoice Simple possède des dizaines de fonctionnalités qui permettent à votre entreprise d'éviter les erreurs. Les éléments de facture enregistrés vous permettent de réutiliser les factures pour les éléments que vous facturez régulièrement, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de vous consacrer à d'autres tâches. Modifiez les éléments à tout moment, importez automatiquement les informations de contact et utilisez la saisie prédictive pour remplir rapidement les modèles de facture.