Comptes débiteurs et comptes créditeurs : Différences et exemples

Les comptes débiteurs et les comptes créditeurs sont des catégories distinctes du financement des entreprises. L'une concerne les fonds qui sortent de l'entreprise, tandis que l'autre décrit les fonds qui y entrent. Mais ils travaillent ensemble pour créer un équilibre. 

En tant que propriétaire d'entreprise ou travailleur indépendant, le fait de savoir comment organiser vos comptes peut vous aider à gérer vos finances en toute confiance. Voici un guide sur les comptes débiteurs et les comptes créditeurs. Vous y trouverez des exemples, des transactions courantes et la manière de les enregistrer. 

Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?

Lorsqu'une entreprise achète des biens ou des services à crédit, elle n'effectue pas un paiement immédiatement. Au lieu de cela, elle reçoit une facture du fournisseur qui indique la date d'échéance du paiement.

Ces factures font partie des comptes fournisseurs, parfois appelés AP. Elles représentent l'argent que l'entreprise doit. Ces dettes sont des engagements à court terme, ce qui signifie qu'elles doivent être payées rapidement. Jusqu'à ce que l'entreprise paie, le montant figure toujours dans les comptes créditeurs du bilan. Il est donc plus facile de suivre les factures et de les payer à temps.

ARTICLE CONNEXE - Conseils en matière de facturation : Pouvez-vous radier les factures impayées ?

Comment enregistrer les comptes fournisseurs

Pour enregistrer les comptes créditeurs, faites le suivi des biens ou des services que vous achetez à crédit. Documentez ensuite les montants que vous devez aux fournisseurs et aux vendeurs.

Dans la pratique, ce processus comprend souvent

1. Commande de biens ou de services auprès d'un fournisseur
2. Acceptation des biens ou des services 
3. Réception d'une facture du prestataire
4. Enregistrement des comptes fournisseurs dans le système comptable de l'entreprise
5. Marquer comme payé après avoir payé

Exemples de comptes fournisseurs

Imaginez une petite entreprise, Emily, qui tient une boulangerie. Elle commande des ingrédients tels que la farine et le sucre à un fournisseur local. Le fournisseur livre les marchandises. Ensuite, le fournisseur facture le coût à Emily.

Émilie a maintenant une écriture de créance, représentant le montant qu'elle doit au fournisseur. Jusqu'à ce qu'elle paie, le montant reste un compte à payer dans ses registres financiers.

Voici quelques autres éléments qui pourraient être des comptes fournisseurs :

• Factures de services publics
• Loyer
• Traitements et salaires des employés
• Impôts
• Remboursements de prêts
• Entretien des équipements
• Honoraires professionnels
• Frais de publicité et de marketing

Qu'est-ce que la comptabilité clients ?

Les comptes débiteurs, également appelés AR, représentent les ventes réalisées mais non encore payées. Il peut également s'agir d'argent que vous attendez de recevoir mais que vous n'avez pas encore reçu, comme les intérêts sur les paiements en retard.

Supposons qu'une entreprise vende un bien ou un service à un client, mais qu'elle ne reçoive pas le paiement immédiatement. L'entreprise l'enregistre comme une créance. 

En général, l'entreprise fixe un délai spécifique pour le paiement. Ce délai est appelé période de crédit.

Comment enregistrer les comptes clients

Pour enregistrer les comptes créditeurs, faites le suivi des biens et services que vous vendez à crédit. Créez ensuite des factures ou des tickets de caisse pour documenter les montants. Indiquez un délai de paiement pour que vous et le client soyez sur la même longueur d'onde.

Ce processus implique généralement

1. Vendre un bien ou un service à un client
2. Fournir le bien ou le service 
3. Remettre une facture au client
4. Enregistrement de la facture en tant que créance dans le système comptable de l'entreprise
5. Marquer comme payé une fois que le client a payé

Cette écriture représente de l'argent que vous recevrez bientôt. Vous pouvez donc l'inscrire à l'actif de votre bilan.

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce qu'une facture pro forma?

Exemples de comptes clients

Supposons qu'une entreprise de paysagisme tonde la pelouse d'un client et lui laisse le soin de payer le service plus tard. Le montant dû par le client devient une créance pour l'entreprise de paysagisme.

Il en va de même pour une société de graphisme qui crée des projets pour des clients. Elle accepte un projet et envoie ensuite une facture. La dette du client est un compte à recevoir jusqu'au paiement.

Voici d'autres exemples courants de créances :

• Revenus locatifs
• Revenus d'honoraires
• Revenus d'intérêts
• Revenu des paiements échelonnés ou des prêts 
• Cotisations des membres
• Droits de licence
• Demandes d'indemnisation

Qu'est-ce que la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs ? Principales différences

Vous n'avez toujours pas compris les différences entre les comptes créditeurs et les comptes débiteurs ? Voici un tableau pratique :

Aspect	Comptes à payer	Comptes débiteurs
Définition	L'argent que l'entreprise doit	L'argent que les clients doivent à l'entreprise
Causes	Achat de biens ou de services à crédit	Vente de biens ou de services à crédit
Impact sur les flux de trésorerie	Réduction du flux de trésorerie	Augmentation du flux de trésorerie
Gestion	L'entreprise doit de l'argent	L'entreprise est redevable d'une somme d'argent

Les comptes clients permettent de suivre les entrées d'argent. La comptabilité fournisseurs enregistre les sorties d'argent. Leur principale similitude réside dans le fait qu'ils enregistrent les accords qui sous-tendent les transactions, et non l'argent lui-même.

8 conseils pour améliorer rapidement votre processus de comptabilité clients et fournisseurs

Voici quelques conseils pratiques pour le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients :

1. Commencer le plus tôt possible

Suivez les comptes débiteurs et créditeurs à partir du moment où vous commencez une transaction. La mise à jour des dossiers en temps réel permet d'éviter les erreurs. Elle vous aide également, vous ou l'autre partie, à ne pas oublier de payer. 

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2. Créer des profils de clients détaillés

Indiquez des coordonnées précises, les conditions de paiement et l'historique des ventes. Mettez souvent ces données à jour pour améliorer la communication et la facturation.

3. Créer un processus d'approbation de crédit efficace

Créez un processus d'approbation de crédit clair. N'accordez pas de crédit aux clients qui n'ont pas payé dans le passé. Cela réduit le risque de retard de paiement ou de défaut de paiement et vous permet de vous assurer que les clients sont solvables.

4. Automatiser vos factures

Investissez dans un logiciel de suivi des factures comme Invoice Simple. Il comporte des fonctions d'automatisation qui réduisent les erreurs et font gagner du temps. Vous pouvez enregistrer les factures répétitives, suivre les dépenses et créer des factures personnalisées.

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5. Simplifier les demandes d'argent liquide 

Développez un processus standard pour appliquer les liquidités aux factures. Cela permet de s'assurer que tous les comptes sont exacts. Cela permet également de savoir qui a été payé et quand.

6. Offrir aux clients davantage d'options de paiement

Facilitez le paiement des clients. Autorisez les cartes de crédit, les virements bancaires et les portefeuilles numériques. Cela vous permet de répondre aux différentes préférences des clients. Cela permet également d'accélérer les paiements.

7. Élaborer des politiques claires en cas de retard de paiement

Inclure des protocoles de suivi pour les factures en souffrance. Envoyez des rappels aux clients dont le solde est en souffrance. Faire appel au service de recouvrement si nécessaire.

8. Procéder à une réconciliation régulière

Vérifiez deux fois vos comptes clients et vos comptes fournisseurs. Comparez-les aux relevés bancaires et aux relevés des fournisseurs. Cela vous permet de repérer et de corriger rapidement les écarts éventuels.

Modèles de factures adaptés à votre entreprise

Des factures propres soutiennent les comptes clients. Si vous voulez rester fidèle à votre marque et avoir l'air professionnel, utilisez Invoice Simple. Vous y trouverez des modèles de devis et de factures entièrement personnalisables pour tous les types d'entreprises. Ajoutez simplement votre logo.