Contabilidad en valores devengados: Definición y funcionamiento

Para las empresas más pequeñas, la contabilidad de caja cumple su cometido. El dinero se controla a medida que fluye. Pero a medida que su empresa crece, sus métodos contables también deben hacerlo. Ahí es donde entra en juego la contabilidad de ejercicio. 

Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre este método contable.

¿Qué es la contabilidad de ejercicio?

La contabilidad de ejercicio es una forma de que las empresas gestionen sus actividades financieras. En lugar de hacer un seguimiento del flujo de caja, este método registra las transacciones a medida que se producen. No presta atención al dinero real. 

Entonces, ¿para qué sirve la contabilidad de ejercicio?

El método del devengo ofrece una imagen más precisa de la salud financiera de una empresa. Utiliza el principio de congruencia, que registra los ingresos y los gastos al mismo tiempo. Esto significa que hace un seguimiento de todas las actividades económicas de una empresa, no sólo de las transacciones en efectivo. La empresa puede ver y comprender sus ventas y costes de inmediato, en lugar de esperar a que llegue el efectivo.

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¿Cuándo debe utilizarse la contabilidad de ejercicio?

Muchas empresas no piden a sus clientes que paguen en efectivo por adelantado. Pensemos en los bufetes de abogados, que prestan servicios primero y facturan después. Con la contabilidad de ejercicio, los bufetes pueden ajustar las ventas a los gastos en tiempo real registrando las transacciones cuando se producen. Esto les permite sacar conclusiones más directas y precisas. 

Supongamos que el bufete cobra 300 $ por una consulta, pero los clientes no tienen que pagar hasta más tarde. El bufete registra el ingreso de 300 dólares cuando el cliente acepta la consulta, no después. De este modo, sabe que tendrá dinero suficiente para pagar al abogado.

La contabilidad de ejercicio es demasiado compleja y cara para las empresas más sencillas. Utiliza más recursos que el simple seguimiento del flujo de caja, y a veces no es necesario. Si vendes productos en un mercado y sólo aceptas pagos en efectivo, basta con seguir el flujo de caja. Pero si acepta ventas a crédito, debe utilizar la contabilidad por devengo.

Explicación de la diferencia entre contabilidad de caja y contabilidad de ejercicio

Existen dos métodos principales de contabilidad: el de caja y el de devengo. La principal diferencia radica en el momento en que una empresa registra las transacciones.

Con la contabilidad de caja, una empresa reconoce los ingresos cuando recibe efectivo. Y reconoce los gastos cuando los paga. Este método es sencillo. Es suficiente para las pequeñas empresas con unas finanzas básicas.

La contabilidad de ejercicio no tiene nada que ver con el flujo de caja. Una empresa simplemente reconoce los ingresos cuando los obtiene. Las grandes empresas suelen utilizar este tipo de contabilidad. Es mejor porque proporciona una imagen más precisa de las interacciones financieras.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de ejercicio?

La contabilidad de ejercicio permite a una empresa ajustar los ingresos a los gastos, de modo que siempre sabe cuánto dinero hay. Esto facilita la detección anticipada de errores y problemas de tesorería.

El proceso también suaviza los efectos de las transacciones y gastos únicos o irregulares. Imaginemos una empresa que adquiere una suscripción de software. Lo paga todo de una vez, pero la suscripción dura cinco años. Sobre el papel, la empresa podría repartir el gasto a lo largo de los cinco años para aligerar la carga y facilitar la elaboración del presupuesto.

La contabilidad de ejercicio también forma parte de los principios contables generalmente aceptados (PCGA). Los GAAP son las mejores prácticas del sector. También es obligatoria cuando se trabaja con prestamistas e inversores. Así que es más fácil pedir préstamos y atraer capital si tu empresa cumple los GAAP. 

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4 tipos de devengo

La contabilidad de ejercicio implica diferentes tipos de transacciones financieras, también conocidas como devengos. He aquí cuatro tipos:

1. Gastos

Los gastos devengados son gastos en los que se ha incurrido pero que aún no se han pagado. Ayudan a las empresas a reconocer costes futuros. Por ejemplo, una empresa puede contratar a alguien para hacer reparaciones, pero no pagar hasta que se hayan realizado.

2. Ingresos

Los ingresos devengados se refieren a los ingresos obtenidos pero aún no recibidos. Esto ocurre cuando una empresa factura por servicios y espera el pago.

3. Prepago

Los pagos anticipados se producen cuando una empresa paga algo por adelantado. Si una empresa contrata un seguro para el año siguiente, registra el coste como anticipado. Luego reparte el gasto a lo largo del periodo de cobertura.

4. Aplazado

Los devengos diferidos anotan los ingresos o gastos después del pago. Si una empresa recibe un pago por servicios futuros, registra ese dinero como ingresos diferidos. Lo hace hasta que presta esos servicios.

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6 consejos para implantar con éxito un sistema de contabilidad de ejercicio

He aquí algunos consejos para utilizar el método del devengo:

1. Establecer un plan contable

Organice sus cuentas bancarias de forma que reflejen las actividades financieras de su empresa. Por ejemplo, puede tener cuentas separadas para las ventas, los gastos y los impuestos, para controlar por dónde entra y sale el dinero. Esto facilita el seguimiento preciso de las transacciones.

2. Establecer una política de reconocimiento de ingresos

Saber cuándo reconocer los ingresos. Todo debe estar en el periodo contable correcto. También debe cumplir las normas GAAP. 

3. Crear procedimientos de control y verificación

Establezca controles internos que verifiquen dos veces las transacciones cada vez. Así te aseguras de que tus datos financieros son exactos.

4. Revise sus libros periódicamente

Compare sus registros con los extractos bancarios y otros documentos financieros. Detectarás diferencias y errores antes de que se conviertan en problemas.

5. Mantenga sus datos actualizados

Actualice a menudo sus registros contables. Esto muestra las últimas transacciones y cambios en su negocio.

6. Contratar a un contable 

Si la gestión de sus libros le resulta abrumadora, contrate a un profesional. Pueden ayudarte a llevar registros precisos y a cumplir las normas.

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