5 pasos para controlar los gastos de la empresa

En el dinámico e intrincado mundo de los negocios, mantener un registro claro y exhaustivo de los gastos empresariales es una práctica fundamental que puede determinar el éxito o el fracaso de su empresa. La capacidad de realizar un seguimiento eficaz de los gastos empresariales no es solo una cuestión de prudencia financiera, sino también un acto que repercute directamente en el rendimiento general de su empresa. 

Sin embargo, el seguimiento de los gastos empresariales puede ser un ejercicio tedioso y difícil. No es de extrañar que el 57% de las empresas afirmen que la falta de visibilidad es su mayor preocupación en relación con los gastos. Los equipos financieros y los directivos no suelen saber lo que se ha gastado hasta final de mes, cuando llega un número abrumador de reclamaciones, por eso es tan importante hacer un seguimiento continuo de los gastos de la empresa. 

Implantación de un sistema centralizado

Utilizar un sistema centralizado para el seguimiento de los gastos de la empresa y mantener las cosas organizadas puede mejorar enormemente la eficacia, la precisión y la gestión general de las operaciones financieras de su empresa. Tenerlo todo en un solo lugar, bajo un proceso racionalizado, simplifica el esfuerzo que supone el seguimiento de numerosos gastos. 

Al consolidar todos sus datos relacionados con los gastos en una única plataforma, como el software de contabilidad, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia y precisión. El software de contabilidad, por ejemplo, elimina el caos de los registros dispersos y simplifica el proceso de registro, categorización y análisis de los gastos. Además de agilizar las operaciones diarias, un enfoque centralizado también garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos, lo que facilita las auditorías y minimiza los riesgos legales.  

La organización que permite el software de contabilidad es también una gran mejora en comparación con el seguimiento manual de documentos, recibos y otros registros financieros. En última instancia, el uso de un sistema centralizado eleva la eficiencia organizativa de una empresa, convirtiéndose en un instrumento fundamental para fomentar la salud financiera, la transparencia y el éxito sostenible. 

Uso de hojas de cálculo frente a software de seguimiento de gastos 

Aproximadamente el 30% de las empresas siguen utilizando hojas de cálculo como Excel para controlar los gastos de la empresa. Sin embargo, a medida que se generaliza la adopción de software de seguimiento de gastos empresariales, el uso de hojas de cálculo también está perdiendo eficacia. El uso de hojas de cálculo ofrece flexibilidad, pero está limitado en términos de automatización y funciones avanzadas. En cambio, el software de facturación todo incluido ofrece un seguimiento estructurado, automatización, colaboración y mucho más, lo que lo convierte en una solución completa para una gestión de gastos eficaz y precisa.  

Entre las ventajas de utilizar un software de seguimiento de gastos frente a las hojas de cálculo se incluyen: 

• Gestión de errores: Los estudios demuestran que el 19% de los informes de gastos contienen un error. Un software de contabilidad automatizado puede reducir significativamente el riesgo de errores al eliminar la introducción manual de datos. 
• Gestión del tiempo: Introducir y analizar datos en hojas de cálculo lleva mucho tiempo. Cuando se utiliza un sistema de contabilidad para realizar el seguimiento de los gastos, estas largas tareas se completan automáticamente. El software puede consolidar los datos y realizar los análisis necesarios, ahorrando tiempo a los remitentes, aprobadores y equipos financieros. 
• Seguridad: Las hojas de cálculo compartidas son fácilmente accesibles, lo que también supone un riesgo peligroso. Almacenar los datos de los gastos de la empresa en un sistema contable proporciona más seguridad gracias al cifrado y a la limitación del acceso a la hoja de cálculo de seguimiento de gastos. 

Qué detalles son importantes 

Para realizar un seguimiento adecuado de los gastos de la empresa, primero debe saber qué detalles debe controlar, entre ellos: 

• Fecha: El día, el mes y el año son datos importantes 
• Importe: Cuánto se gastó 
• Vendedor: A quién se pagó 
• Categoría de gastos: Coloca los gastos en las categorías pertinentes (viajes, material de oficina, servicios públicos, etc.) 
• Número de recibo/factura: Adjunte o haga referencia al número de recibo o factura para su verificación 
• Forma de pago: Especifique si el pago se realizó mediante efectivo, tarjeta de crédito, cheque u otro método 
• Gastador: Quién hizo el gasto 
• Detalles del kilometraje: Para los gastos relacionados con viajes, registre el kilometraje, los lugares de inicio y finalización, y el propósito del viaje 

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Más información

Paso 1: Saber qué se considera gasto 

Estos son algunos de los gastos empresariales más comunes: 

• Gastos de publicidad y marketing 
• Comisiones bancarias 
• Comisiones de procesamiento de tarjetas de crédito 
• Gastos de educación y formación de los empleados 
• Programas de prestaciones para empleados 
• Alquiler de material 
• Primas de seguro 
• Honorarios de abogados 
• Alquiler o gastos de oficina 
• Material de oficina 
• Gastos de viajes de negocios 
• Comida y bebida para viajes de negocios o reuniones gastronómicas 
• Alimentos y bebidas suministrados en el lugar de trabajo 
• Gastos de Internet 

Paso 2: Centralice sus operaciones bancarias y financieras

Centralizar las cuentas bancarias de la empresa es otro paso importante en el seguimiento de los gastos, y puede ser ventajoso para su empresa en general. Con la información en un solo lugar, hacer un seguimiento de los gastos de la empresa es mucho más fácil que intentar gestionar varias cuentas en varios bancos.  

Ahorrar tiempo y reducir las redundancias es una de las ventajas de centralizar las cuentas bancarias. De hecho, el 63% de las empresas que tienen varias cuentas han recibido facturas duplicadas, lo que les ha llevado a pagar por lo mismo más de una vez. La banca centralizada puede ayudar a ahorrar dinero malgastado. 

Cuando la banca no está centralizada, su empresa también puede dedicar mucho tiempo a consolidar la información. Esto no sólo es una pérdida de tiempo, sino que aumenta la posibilidad de errores. Centralizar las cuentas bancarias simplifica y facilita el proceso de seguimiento de los gastos y puede aumentar la productividad. 

Algunas formas de centralizar las finanzas: 

• Establezca un equipo que supervise y coordine todas las actividades de contabilidad de caja de su organización. 
• Utilizar programas de contabilidad 
• Integrar cuentas bancarias y tarjetas de crédito con el software 
• Crear flujos de trabajo para que todo el mundo los siga al realizar el seguimiento de los gastos a través del software. 

Paso 3: Establecer un sistema de seguimiento de gastos 

Configurar un sistema de seguimiento de gastos puede parecer una tarea desalentadora al principio. Puede que su empresa esté acostumbrada a hacerlo de otra manera, o que usted sea una pequeña empresa que acaba de empezar y necesita aprender a hacer el seguimiento de los gastos desde cero. A pesar de que requiere cierto trabajo inicial, una vez configurado, el software de seguimiento de gastos dará sus frutos al mejorar el proceso de facturación de su empresa. 

Elegir el software o la herramienta de seguimiento de gastos adecuados 

Estas son las principales características y consideraciones que hay que tener en cuenta al evaluar las opciones de software de seguimiento de gastos: 

• Interfaz fácil de usar: Una interfaz intuitiva y fácil de usar que permite una navegación sencilla y una rápida adopción por parte de su equipo. 
• Categorías de gastos: Busque un software que le permita crear y personalizar categorías de gastos que se ajusten a sus necesidades específicas. 
• Captura y adjunción de recibos: La posibilidad de capturar y adjuntar recibos digitalmente mediante dispositivos móviles o escáneres ayuda a agilizar los informes de gastos. 
• Automatización: El software debe ofrecer funciones automatizadas como la categorización de gastos, la conversión de divisas y el cálculo de impuestos. 
• Integración: Considere un software que se integre con sus sistemas de contabilidad o de gestión financiera, lo que facilita la sincronización de los datos de gastos y agiliza los flujos de trabajo. 
• Aplicación de políticas: El software debe permitirle definir y aplicar políticas de gastos, lo que evita gastos inadecuados o que incumplan las normas. 
• Informes y análisis: El software debe tener la capacidad de analizar los datos y proporcionar perspectivas. 
• Personalización: El software debe permitirle personalizar los campos, los flujos de trabajo y los informes para adaptarlos a los requisitos exclusivos de su empresa. 

Paso 4: Conciliar e informar 

La conciliación de gastos es una práctica fundamental en la gestión financiera que implica comparar y alinear diversos registros financieros para garantizar la exactitud, integridad y coherencia. Una vez realizada la conciliación, los informes de gastos son también una parte importante del proceso para recopilar y evaluar los datos. 

Cómo conciliar los gastos 

1. Compare los extractos bancarios con los registros internos de su empresa. 
2. Investigue las discrepancias, podrían deberse a diferencias de horario, errores en la introducción de datos u otros factores. 
3. Contabilice las partidas pendientes anotando los gastos que aún no se hayan liquidado en el banco o en el extracto de la tarjeta de crédito, como los cheques que no se hayan cobrado o las transacciones pendientes. 

Generación de informes e identificación de tendencias 

Una vez conciliadas las cuentas de la empresa, es hora de generar informes. Los informes de gastos ayudan a identificar, anticipar y comprender las tendencias. El seguimiento y la conciliación de los gastos evitan errores, lo que da lugar a informes más precisos. 

Disponer de informes detallados de todos los gastos a lo largo del año también ayuda a mantener todo organizado para la época de impuestos. Cuando llegue el momento de presentar la declaración de la renta, los ingresos imponibles de la empresa y las deducciones fiscales estarán fácilmente disponibles. 

Paso 5: Almacenamiento y copia de seguridad de los datos 

La copia de seguridad de los datos es un salvavidas vital para empresas y particulares en un panorama digital lleno de fallos de hardware, ciberamenazas y borrados accidentales. Aunque utilices software en la nube, es importante tener otra copia de seguridad digital. 

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los recibos? 

Los plazos para conservar los recibos comerciales varían en función del lugar. Diferentes países, así como diferentes estados dentro de los EE.UU., tendrán diferentes requisitos. El IRS recomienda conservar los recibos de negocio durante un mínimo de tres años. También hay casos en los que es necesario conservar los recibos entre siete y diez años. 

Elegir un método de almacenamiento seguro para los documentos financieros digitales 

La mayoría de las bases de datos disponen de sistemas de seguridad para almacenar la información y realizar copias de seguridad. Los sistemas de software de contabilidad también cuentan con funciones de seguridad como el cifrado. Incluso si no utiliza un software de seguimiento de gastos, sigue siendo importante almacenar las copias de seguridad de forma segura. He aquí algunas formas ideales de hacerlo: 

• Utilice contraseñas seguras y autenticación de dos factores para acceder a todos los ordenadores de la empresa. 
• Utilizar cortafuegos y VPN 
• Limitar los soportes externos, como las memorias USB 
• Desconfíe de las estafas y el phishing  

Realizar copias de seguridad periódicas 

Debes aplicar una buena estrategia de copias de seguridad para asegurarte de que no se pierden o roban datos. Las copias de seguridad deben hacerse al menos una vez a la semana, aunque lo preferible es cada 24 horas, y guardarse el tiempo que sea necesario. Guarde las copias de seguridad durante el tiempo que exija la ley para los impuestos. Es seguro eliminar las copias de seguridad cuando hayan quedado obsoletas y no se hayan consultado durante meses o incluso años. 

Consejos y buenas prácticas para agilizar el proceso de facturación 

Llevar la cuenta de los gastos es un proceso de múltiples niveles. Entre los malabarismos con las cuentas bancarias, la conservación de recibos digitales y en papel, la identificación de gastos empresariales válidos, etc., es fácil perderse y cometer errores. Por suerte, hay formas de facilitar el proceso. 

Integración del seguimiento de gastos con la contabilidad 

El seguimiento de los gastos y la contabilidad deben funcionar en armonía. Los informes de gastos que pueden compartirse fácilmente con los contables ayudarán a cualquier empresa a mantenerse al día. Asegúrate de contar con un buen sistema para que la información fluya sin problemas hacia el departamento de contabilidad. 

Utilizar un escáner de recibos para agilizar las transacciones 

El software de seguimiento debe incluir un escáner de recibos o ser compatible con él. La integración del software y los escáneres agilizará el proceso de introducción de la información de los recibos en papel, y la automatización ayuda a reducir las posibilidades de error humano. 

Organización y coherencia en el mantenimiento de registros 

Es muy importante llevar al día todos los registros de gastos. Reserve una pequeña cantidad de tiempo cada semana, dedicada al seguimiento de los gastos y a la elaboración de informes. Registrar los gastos mensualmente también es una práctica común, pero también es problemática. El registro mensual deja a los equipos financieros con una gran cantidad de trabajo que hacer de una sola vez a final de mes. Las prisas por registrar todo con exactitud pueden dar lugar a más errores, sin tiempo para hacer correcciones. 

Evalúe y mejore continuamente su proceso de gastos 

Analice y evalúe periódicamente su proceso de seguimiento de gastos para detectar cualquier problema. Tener un flujo de trabajo fluido no sólo mejora los negocios internamente, sino también externamente. Los impuestos y la contabilidad serán mucho más rápidos y sencillos cuando el flujo de trabajo mejore constantemente. 

Llevar un registro de los gastos de la empresa es un aspecto tan crucial como difícil del éxito de su empresa. Hay muchas partes móviles en el proceso, pero afortunadamente también hay muchos consejos y guías útiles para ayudarle. Lo más importante es que el uso de un software de contabilidad en lugar de hojas de cálculo puede ayudarle a mantenerse organizado y a operar de forma más eficiente a la hora de realizar el seguimiento de los gastos de la empresa. No sólo le ayudará a ahorrar tiempo y dinero, sino que también hará que todo el proceso sea más fluido.