Declaración de la renta de las pequeñas empresas: Todo lo que los empresarios deben saber

Para muchos empresarios, las palabras "declaración de la renta" provocan ansiedad. Pero un sólido conocimiento de la normativa elimina el estrés de la temporada de impuestos para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber para dominar la declaración de la renta de tu pequeña empresa. Exploraremos los tipos de impuestos comerciales, cómo presentar su declaración de impuestos federales y algunos consejos de expertos para ayudarle a mantenerse organizado. Prepárese para afrontar la temporada de impuestos con confianza.

5 tipos de impuestos para pequeñas empresas

Repasemos los principales tipos de impuestos que se aplican a las pequeñas empresas. Dependiendo de la estructura de su empresa, es posible que tenga que pagar algunos o todos de los siguientes impuestos:

1. 1. Impuesto sobre la renta

Como su nombre indica, el impuesto sobre la renta se aplica a los ingresos imponibles de su empresa. La forma de pagar el impuesto sobre la renta depende de su tipo de entidad empresarial.

Si su empresa es un negocio unipersonal o una sociedad colectiva, usted declara los ingresos de la empresa en su declaración de la renta personal. Los propietarios únicos utilizan el Anexo C para declarar los beneficios o las pérdidas. Los socios utilizan el Anexo K-1. En ambos casos, su parte de los ingresos de la empresa "pasa" a su declaración individual.

Si su empresa es una sociedad de tipo C, presenta su propia declaración de la renta y paga impuestos al tipo del impuesto de sociedades. Si es una sociedad de tipo S, los ingresos pasan a las declaraciones individuales de los accionistas, de forma similar a una sociedad colectiva.

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2. Impuesto estimado

Los impuestos estimados no son un impuesto aparte. Son una forma de pagar sus impuestos sobre la renta y de autónomos a lo largo del año. 

Cuando trabaja por cuenta ajena, su empleador retiene impuestos de su nómina. Pero como empresario, tiene que pagar impuestos usted mismo. Los empresarios suelen tener que hacer pagos trimestrales estimados de impuestos al IRS.

Si espera deber 1.000 dólares o más en impuestos durante el año después de restar las retenciones y los créditos reembolsables, haga pagos estimados cada trimestre. Puede utilizar el formulario 1040-ES para calcular sus impuestos estimados. Las empresas utilizan el formulario 1120-W.

Si paga lo suficiente en impuestos estimados, evitará sanciones. Como norma general, debe tratar de pagar al menos el 90% de la deuda tributaria del año en curso o el 100% de la del año anterior.

3. Impuesto sobre el trabajo autónomo

Si trabaja por cuenta propia, tiene que pagar usted mismo los impuestos de la Seguridad Social y Medicare. Es lo que se llama el impuesto de autónomos.

El tipo impositivo de 2024 para los trabajadores autónomos es del 15,3 %-12,4 % para la Seguridad Social y del 2,9 % para Medicare. Pague este impuesto si sus ganancias netas de trabajo por cuenta propia son de $400 o más para el año. Puede calcular su impuesto de trabajo por cuenta propia utilizando el Anexo SE.

El lado positivo es que puede deducir la mitad del impuesto de autónomos en su declaración de la renta para reducir su renta imponible. Así que, aunque el impuesto de autónomos es un coste adicional, la deducción ayuda a amortiguar el impacto en tu cuenta de resultados.

4. Impuestos sobre el empleo

Si tiene empleados, su empresa tiene que pagar determinados impuestos federales sobre el empleo. 

Como empleador, retiene los impuestos de la Seguridad Social y Medicare junto con el impuesto federal sobre la renta de los salarios de sus empleados. También tiene que pagar la parte patronal de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA).

Los impuestos sobre el trabajo se declaran trimestralmente en el formulario 941. El impuesto FUTA se declara anualmente en el formulario 940. Y al final del año, hay que preparar los formularios W-2 para los empleados y los formularios 1099 para los contratistas independientes.

5. 5. Impuestos especiales

Algunas empresas tienen que pagar impuestos especiales. Normalmente, estos impuestos se aplican si usted opera en un sector que puede perjudicar a los consumidores o al medio ambiente. Esto incluye la gasolina y el alcohol.

El IRS tiene una lista de bienes y servicios sujetos a impuestos especiales federales en la Publicación 510. Estos impuestos pueden aplicarse a nivel federal, estatal y local. Si a su empresa se le aplica algún impuesto especial, debe presentar trimestralmente el formulario 720 para declarar y pagar el impuesto. Algunas situaciones tienen requisitos de presentación diferentes, así que revise las instrucciones detenidamente.

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Cómo presentar la declaración federal de la renta para pequeñas empresas

A continuación se explica cómo presentar la declaración de la renta de una pequeña empresa:

1. Reúna sus registros

En primer lugar, reúna todos sus registros financieros. Esto incluye cosas como:

• Informes de ingresos y gastos
• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
• Recibos de compras y gastos de la empresa
• Registros de nóminas (si tiene empleados)
• los formularios 1099 de los contratistas a los que haya pagado
• Declaración de la renta del año anterior

Tenerlo todo organizado y en un solo lugar facilita la cumplimentación de la declaración. Si utilizas un programa de contabilidad, puedes generar muchos de estos informes automáticamente. Si no es así, reserva algo de tiempo para clasificar tus registros y ponerlo todo en orden.

2. Elegir el formulario adecuado

El formulario fiscal que utilice dependerá de la estructura de su empresa:

• Los empresarios individuales y las sociedades unipersonales de responsabilidad limitada utilizan el Anexo C (Formulario 1040).
• Las sociedades colectivas y las SRL de varios miembros utilizan el formulario 1065
• Las sociedades de tipo C utilizan el formulario 1120
• Las sociedades de tipo S utilizan el formulario 1120-S

Asegúrese de que utiliza el formulario adecuado a la estructura de su empresa. Utilizar un formulario incorrecto puede provocar retrasos en la tramitación.

3. Rellenar el formulario

Una vez que tenga sus registros y el formulario correcto, es hora de rellenarlo.

En el caso de los empresarios individuales, declare los ingresos y gastos de su empresa en el Anexo C para obtener sus ganancias o pérdidas netas. Transfiéralo a su declaración personal 1040. Asegúrese de tomar todas las deducciones pertinentes. Esto puede reducir su renta imponible.

En el caso de las sociedades, comunique los datos financieros de su empresa y calcule su factura fiscal en el formulario 1120. Facilite su cuenta de resultados y su balance. También tiene que declarar sus ingresos, ganancias, pérdidas, deducciones y créditos.

Para las sociedades colectivas y las sociedades de responsabilidad limitada, informe de las finanzas de su empresa en su formulario 1065 o 1120-S. A continuación, entregue a cada socio o accionista un Anexo K-1. Esto muestra su porción de las ganancias o pérdidas a reportar en su declaración personal. Mientras que la sociedad o S corp en sí no paga impuestos sobre la renta, usted todavía tiene que presentar una declaración informativa.

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5 consejos de planificación fiscal para pequeñas empresas

La planificación fiscal es un proceso que debe realizarse durante todo el año, no sólo en abril. Prepararse a lo largo del año puede aliviar la carga que supone presentar la declaración. He aquí algunos consejos:

1. Sepa lo que puede deducir

Muchos gastos empresariales son desgravables. Algunos de los más comunes son los viajes de negocios, el material de oficina y los salarios y prestaciones. Lleve un registro detallado de estos gastos, incluyendo la fecha, el importe y el propósito del negocio. Consulte en el IRS la lista completa de gastos empresariales deducibles.

2. Considere la posibilidad de contratar a un profesional.

Las leyes fiscales son complejas. Considere la posibilidad de contratar a un contador público o a un agente inscrito para que le ayude a cumplirlas y a planificar la temporada de impuestos. Aunque supone un coste adicional, su experiencia suele suponer un gran ahorro fiscal.

3. Apartar dinero para impuestos estimados

Si su empresa tiene que pagar impuestos estimados trimestralmente, el ahorro disciplinado es imprescindible. Reserve alrededor del 30% de los ingresos de su empresa en una cuenta separada para impuestos. Así evitarás una elevada factura fiscal a final de año y posibles multas por impago.

4. Examinar los cambios en la legislación fiscal

La normativa fiscal cambia a menudo. Y estos cambios pueden tener un gran impacto en su negocio. Manténgase informado siguiendo las alertas del IRS, leyendo blogs del sector y consultando periódicamente a su asesor fiscal. Ser proactivo le ayudará a planificar con antelación y aprovechar cualquier cambio beneficioso.

5. Mantener buenos registros

Tenerlo todo en un mismo sitio ahorra tiempo y dolores de cabeza cuando llega la temporada de impuestos. Utiliza programas como Invoice Simple para registrar ingresos y gastos y digitaliza los recibos de tu teléfono. Acostúmbrate a actualizar tus registros a menudo en lugar de dejar que se acumulen para preparar los impuestos sin problemas.

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