¿Qué son los periodos de pago y cómo funcionan?

Pagar al personal parece sencillo. Se calcula cuánto se debe, se hacen las deducciones y se extiende un cheque. Pero hay algo más.

También hay que pensar en los periodos de pago, que definen la frecuencia con la que se paga a los empleados. Aunque la opción más popular es la quincenal, hay otras entre las que elegir. Algunas empresas incluso utilizan una combinación de periodos para satisfacer las necesidades de todos.

¿Qué significa "periodo de pago"? ¿Y cómo se decide cuál utilizar? Aquí tiene todo lo que necesita saber.

¿Qué es un periodo de pago?

Un periodo de pago es el periodo de tiempo entre nóminas. Durante este periodo, los empleados cobran un salario y, al final del periodo, cobran por su trabajo. Los periodos más habituales son el semanal, el quincenal y el mensual.

Pero, ¿qué prefieren sus empleados? ¿Cómo puede pagar justamente sin gastar demasiado en costes de depósitos y cheques? ¿Y cómo puede utilizar los calendarios de pago para levantar la moral y retener a los empleados? Responder a estas preguntas puede ayudarle a identificar un periodo de pago.

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7 tipos de periodos de pago

He aquí siete posibles periodos de pago:

1. Períodos de pago semanales - 52 al año

¿Cómo funciona la paga semanal? Este periodo tiene una periodicidad semanal. Es más habitual en empresas que tienen una alta rotación natural o necesitan trabajadores estacionales. Algunos sectores son la construcción, el comercio minorista y la sanidad. Las pagas suelen ser los viernes, pero depende de lo que decida la empresa. 

Pagar al personal de esta manera suele conllevar mayores costes de nóminas porque requiere más recursos. Pero puede fomentar la retención de los empleados y ayudarles a pagar sus propias facturas a tiempo. Una nota de precaución: El pago semanal puede complicar la declaración de impuestos porque hay más pagos que controlar.

2. Periodos de pago quincenales - 26 al año

La cadencia quincenal es una de las más populares. Las nóminas suelen llegar cada dos viernes. De este modo, los empleados pueden gestionar mejor sus finanzas a lo largo del mes. 

Dos veces al año, hay un viernes de paga extra en el mes, lo que supone una agradable bonificación para el personal. Pero estos meses de "tres pagas" pueden complicar los procesos de nómina de su empresa. Y también hay que pensar en los años bisiestos. Dicho esto, las ventajas de un calendario de nóminas coherente y regular suelen compensar los inconvenientes. 

3. Períodos de pago quincenales - 24 al año

La paga quincenal es similar a la quincenal, pero no tiene esas pagas extra en determinados momentos del año. En su lugar, el personal recibe 24 pagos iguales a lo largo del año en fechas predecibles cada mes. Suelen ser el 1 y el 15, pero muchas empresas optan por el 15 y el último día de cada mes para que el personal tenga dinero para el alquiler el día 1.

Esta cadencia en las nóminas facilita la elaboración de presupuestos tanto para el personal como para la empresa. Pero puede causar dolores de cabeza si se hacen horas extraordinarias. Esto se debe a que una semana laboral puede empezar en un periodo de pago y terminar en otro, lo que dificulta el cálculo correcto de las horas extra.

4. Períodos de pago mensuales - 12 al año

Los pagos mensuales son menos habituales porque al personal no le suele gustar esperar a recibir su nómina. Un mes entero es mucho tiempo, y el desfase entre pagos dificulta la elaboración del presupuesto. 

Los periodos de pago mensuales no suelen funcionar para los trabajadores por horas porque hay que contar muchas cosas. Esta cadencia también dificulta el cumplimiento de las leyes estatales y el cálculo del pago de horas extraordinarias para el personal por horas. Pero los pagos mensuales tienen algunas ventajas para los empleados asalariados. Simplifican los impuestos, la administración de las prestaciones y la gestión de la tesorería.

5. Períodos de pago de duración determinada

Los periodos de pago de duración determinada se producen cuando el personal sólo trabaja durante un periodo concreto cada vez. Los profesores, los trabajadores de campamentos de verano y otros empleados estacionales suelen percibir una paga de duración fija. Esta cadencia no es tan habitual, pero funciona bien para quienes la necesitan. Su flexibilidad significa que una organización puede establecer un horario que tenga más sentido para sus operaciones y su personal.

Pensemos en los profesores que no trabajan en verano. Es posible que un distrito escolar sólo pague a los profesores durante los 10 meses del año que trabajan. Pueden recibir 21 pagas durante el curso escolar normal y luego un pago único en verano. 

6. Períodos de pago personalizados 

Los periodos de pago personalizados quedan fuera del ciclo típico de una empresa. Son más comunes cuando un empleado dimite o trabaja horas irregulares. La mayoría de los estados de EE.UU. tienen leyes que obligan a liquidar estos pagos el mismo día o al día siguiente. 

Los pagos personalizados suponen una mayor carga administrativa para el equipo de nóminas. Pero le dan flexibilidad para pagar al personal en circunstancias poco habituales.

7. Pago a la carta

Pagar al personal diariamente es poco frecuente, debido a los altos costes y la complejidad. Pero hay algunas aplicaciones y sistemas de nóminas que permiten al personal acceder a su paga diariamente. Son las llamadas aplicaciones de pago instantáneo, a la carta o de acceso al salario devengado. Los empleados pueden retirar dinero de sus nóminas por adelantado, y ese dinero se descontará de su siguiente nómina.

Aunque es una forma poco habitual de pagar al personal, el acceso al salario ganado es útil para los empleados que necesitan su dinero rápidamente. Estas apps también pueden atraer personal para necesidades a corto plazo, como el trabajo estacional.

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Cómo elegir un periodo de pago para su empresa

Si estás decidiendo con qué frecuencia pagar a tu personal, aquí tienes algunas cosas que debes tener en cuenta: 

1. Evalúe sus necesidades

Empiece por examinar los horarios de sus empleados. ¿Siguen una semana laboral típica de 40 horas? ¿Cambian sus horarios de un mes a otro? ¿Es mejor clasificar a algunos empleados como trabajadores por horas, mientras que otros tienen un salario fijo anual? La respuesta a estas preguntas le indicará qué frecuencias de pago puede manejar.

Supongamos que tiene cinco empleados a tiempo completo, pero contrata a dos más durante las temporadas altas. Podrías optar por un sistema combinado: paga quincenal para los empleados fijos y de duración determinada para los estacionales.

2. Considerar los requisitos legales y reglamentarios

En EE.UU., cada Estado dicta la frecuencia mínima de los pagos. Por ejemplo, en Minnesota, hay que pagar a los empleados al menos cada 31 días. Consulta la normativa de tu zona para asegurarte de que tu elección se ajusta a la ley. 

Si su empresa opera en varios estados, puede haber varios conjuntos de normas a tener en cuenta. Además, la ley federal exige a todas las empresas que calculen las horas extraordinarias semanalmente. Eso significa que los calendarios de pago semanales y quincenales son los mejores para el personal que trabaja horas extraordinarias con frecuencia. 

3. Comprender las preferencias y necesidades de los empleados

Los problemas de dinero pueden tener enormes repercusiones en la salud mental y el rendimiento de los empleados. Tu calendario de pagos debe adaptarse a sus necesidades en la medida de lo posible. 

Utilice encuestas y grupos de discusión para saber qué necesita y espera el personal. Acuerda un calendario salarial que funcione para la empresa y reduzca el estrés de todos los implicados. 

4. Evaluar las implicaciones financieras

Los ciclos de pago frecuentes pueden aumentar la moral y la lealtad de los empleados. Pero más transacciones significan más trabajo para usted o su equipo de contabilidad. Por ejemplo, es más difícil gestionar las retenciones fiscales en un ciclo de pago más corto. Los ciclos de pago más frecuentes también pueden provocar fluctuaciones en el flujo de caja.

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Preguntas frecuentes

¿Aún no sabe cómo funcionan los periodos de pago? Aquí tiene algunas preguntas frecuentes.

¿Cuántos periodos de pago hay en un año?

El número de periodos de pago al año depende del calendario salarial:

• Semanal - 52 periodos de pago
• Quincenal - 26 periodos de pago
• Semestral - 24 periodos de pago
• Mensual - 12 periodos de pago

¿Cuál es la diferencia entre los periodos de pago semanal y quincenal? 

En un periodo de pago semanal, los empleados reciben una paga cada semana (52 al año). En los periodos de pago quincenal, los empleados cobran cada dos semanas (26 pagas al año). 

¿Cuántas pagas quincenales hay al año? 

En un año hay 26 periodos de pago quincenal porque hay 52 semanas en total. Este calendario salarial significa que, en la mayoría de los meses, los empleados reciben dos pagas. Pero dos veces al año, reciben tres en un mes debido a la forma en que caen los días naturales.

¿Es mejor cobrar mensual o quincenalmente?

Es una cuestión de preferencia personal. Depende de la situación económica del empresario y del trabajador. La mayoría de la gente prefiere la paga quincenal porque los cheques más frecuentes pueden ayudarles a presupuestar mejor. Pero es la misma cantidad que la paga mensual, sólo que dividida en dos.

¿Puede tener distintos periodos de pago para distintos empleados? 

Sí, su empresa puede tener dos o más periodos de pago para distintos empleados. Depende de la naturaleza de su trabajo, de las preferencias de los empleados y de los requisitos legales. Puede que pague a los trabajadores por horas semanal o quincenalmente, debido a las horas extraordinarias, y a los asalariados mensualmente, por comodidad.

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