Cómo registrar una empresa en EE.UU.: Guía completa

Crear una empresa próspera es todo un reto. Hay innumerables obstáculos en el camino. Pero el primer paso hacia el éxito es registrar su empresa.

Registrar una empresa le proporciona el reconocimiento y la protección jurídica que necesita para operar. Esta guía divide el proceso en tareas manejables para que no se le escape ningún detalle. 

A continuación se explica cómo registrar una empresa en Estados Unidos, desde la elección del nombre hasta la solicitud final. 

5 ventajas de registrar su empresa

Aunque registrar correctamente una empresa lleva tiempo, le prepara para el éxito en estos aspectos: 

1. Reconocimiento jurídico. Su empresa será una entidad jurídica reconocida. Esto significa que puede acceder a derechos y protecciones legales únicos, como la ayuda financiera. También podrá firmar contratos y abrir cuentas bancarias sin obstáculos.
2. Oportunidades de financiación. Los bancos y los inversores prefieren prestar dinero a las empresas registradas. Eso significa que tiene más posibilidades de obtener financiación o un préstamo.
3. Responsabilidad limitada. Algunas estructuras separan las finanzas personales de las del negocio. Usted está protegido como propietario si algo le ocurre a la empresa.
4. Mayor credibilidad. El registro demuestra su legitimidad. Los clientes y otras empresas se sentirán más cómodos trabajando con usted. Verán que se toma el negocio en serio.
5. Ventajas fiscales. Registrar su empresa le proporciona ventajas fiscales. Éstas le ayudan a ahorrar dinero.

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Cómo registrar una empresa en 9 pasos

Cómo abrir una empresa en EE.UU.

1. Elegir una estructura empresarial

Las estructuras empresariales definen cómo funciona una empresa y cómo la reconoce el gobierno. La elección de la estructura afecta a todo, desde los impuestos hasta la responsabilidad personal.

Tómese su tiempo para decidir qué estructura jurídica es la adecuada para su empresa. Elija la que mejor se adapte a sus necesidades presentes y futuras. Puede cambiar de estructura más adelante, pero es mejor evitarlo para ahorrar tiempo y dinero. 

Analicemos algunos de los tipos más comunes de estructuras empresariales:

• Las empresas unipersonales son negocios que posee y gestiona una sola persona. Esa persona tiene el control y la supervisión totales de la empresa. Esta estructura empresarial es fácil de crear. Pero el propietario asume toda la responsabilidad de las obligaciones financieras y legales, lo que para algunos es un timo.
• Las sociedades colectivas son propiedad de dos o más personas. Los propietarios se reparten la responsabilidad en función de sus inversiones.
• Las sociedades de responsabilidad limitada (SRL ) son jurídicamente distintas de sus propietarios. Pueden estar dirigidas por una sola persona o por una sociedad. Las LLC protegen a los propietarios de la responsabilidad, haciéndola recaer en la propia empresa.
• Las sociedades anónimas son empresas independientes propiedad de accionistas. Obtienen dinero emitiendo acciones. Pero su gestión es más complicada. Esta opción es mejor para grandes empresas con muchos recursos.
• Las organizaciones sin ánimo de lucro se centran en causas sociales más que en generar beneficios. Los beneficios están exentos de impuestos, pero deben revertir en la organización.

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2. Seleccione una ubicación

Una vez que sepa qué estructura empresarial se adapta mejor a su empresa, seleccione una ubicación. La mayoría de los pasos para registrar una empresa en EE.UU. requieren una dirección. Esa dirección debe ser la misma durante todo el proceso.

No se preocupe si no dispone de un local comercial u oficina. Puede utilizar una dirección virtual o particular.

3. Decidir el nombre de la empresa

Su empresa necesita un nombre para que la Administración y otras empresas sepan quién es usted. También destacará entre la competencia. Elija un nombre descriptivo pero único que ayude a la gente a encontrarle y reconocerle.

Aprender a licenciar un nombre comercial le ayudará a asegurarse de que nadie más lo reclama. Utilice la herramienta de búsqueda de la Oficina de Patentes y Marcas de EE.UU. (USPTO) para ver si el nombre está disponible. Revise las instrucciones y rellene una solicitud en línea para registrarlo como marca. 

También es buena idea asegurarse de que su nombre, o una variante cercana, está disponible en sitios web y redes sociales. De lo contrario, los clientes podrían tener dificultades para encontrarle. Por ejemplo, si invoicesimple.com está ocupado, puede utilizar tryinvoicesimple.com.

Si tiene previsto operar con un nombre distinto del que ha registrado, también tiene que presentar un "nombre comercial como" (DBA). Esto también se aplica si usted es un empresario individual y su nombre comercial no es el mismo que su nombre de pila. Registre el nombre en el condado, el estado o la localidad.

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4. Obtener un número de identificación patronal (EIN)

El siguiente paso para registrar una empresa es obtener un número de identificación de empleado, o EIN. Al igual que el número de la Seguridad Social (SSN), el EIN identifica a su empresa a efectos bancarios y fiscales. Y al igual que el SSN, debe mantener su EIN a salvo para reducir el riesgo de robo de identidad y fraude fiscal.

Puede obtener un EIN solicitándolo en línea en el sitio web del IRS. Si te lo aceptan, lo recibirás inmediatamente. 

5. Solicitar licencias y permisos

Además de datos como el nombre y el número de DNI, necesita licencias y permisos. La solicitud varía en función de la ubicación y el sector, pero los pasos son similares:

Determine qué licencias necesita

Empiece por investigar qué licencias y permisos se aplican a su empresa. Utilice guías como la herramienta de búsqueda de licencias de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA). Entre las licencias más comunes se encuentran las licencias comerciales locales y los permisos alimentarios. 

Instrucciones de revisión

A continuación, lea las instrucciones de cada organismo. Detalles como los formularios y los requisitos de presentación pueden variar según el estado. Algunas zonas también tienen sus propias normas y directrices específicas. 

Tome nota de las diferencias y póngase en contacto con las autoridades emisoras si tiene dudas. Merece la pena aclararlo ahora y evitar errores más adelante.

Compilar documentación

La mayoría de las solicitudes de licencia requieren documentación. Suelen incluir la aprobación de la zonificación, un EIN y un plan de negocio. Reúna todo lo que necesite. Haz copias para tener siempre una de referencia.

Calcular tasas

Al solicitar permisos habrá que pagar tasas, así que presupueste en consecuencia. 

Espere

Después de presentar sus solicitudes, deje tiempo suficiente para su tramitación y aprobación. Tardará más si la presenta en una época de mucho trabajo, como el final del año fiscal.

Muchos organismos emisores publican en Internet sus tiempos de espera. Si una solicitud tarda más en tramitarse que la media, no está de más ponerse en contacto con la agencia para obtener información actualizada.

Licencias de visualización

Algunas licencias deben figurar en el local de su empresa o en él. Entre ellas se incluyen los permisos de construcción y las licencias de bebidas alcohólicas. Así lo exige la ley, así que infórmese sobre las directrices para no cometer errores de cumplimiento.

6. Registro ante las autoridades estatales

Con los permisos y licencias en la mano, ya está listo para oficializar su negocio. Esto requiere:

• Registro en el Estado. El registro de su empresa en el Estado depende de la estructura de su empresa. Las LLC y las corporaciones necesitan artículos de organización o incorporación. Los empresarios individuales pueden necesitar únicamente licencias comerciales locales.
• Registro para impuestos. Dependiendo de su estructura, regístrese para pagar impuestos federales, estatales o locales. Esto le permite pagar los impuestos en pleno cumplimiento de la ley.
• Comprar un seguro. Es posible que tenga que demostrar que su empresa tiene varios tipos de seguro. Esto incluye un seguro de responsabilidad civil general por lesiones o daños.

Estos pasos son los más habituales. Pero puede haber requisitos basados en la ubicación, como el cumplimiento de las normas municipales de zonificación. Consulte con la oficina del Secretario de Estado y otros organismos para asegurarse de que cumple todos los requisitos.

7. Crear una cuenta bancaria para su empresa

Una vez completados los trámites de solicitud y registro, dedíquese a las necesidades cotidianas. Esto incluye una cuenta bancaria.

Aunque puede utilizar una cuenta bancaria personal, una cuenta dedicada a la empresa suele ser una mejor opción. Proporciona:

• Protección jurídica. El uso de una cuenta de empresa protege los activos personales de cualquier reclamación contra la empresa.
• Separación de las finanzas personales y empresariales. Las cuentas comerciales agilizan la declaración de impuestos y el seguimiento de los flujos de caja e ingresos de la empresa.
• Credibilidad. Las cuentas comerciales oficiales tienen un aspecto más profesional. 
• Pagos fluidos. Los bancos ofrecen funciones adicionales para las empresas. Entre ellas, tarjetas de débito y crédito y funciones de facturación.

Las comisiones y prestaciones varían de un banco a otro. Compare opciones para evitar pagar de más o perderse prestaciones.

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8. Cumplir la normativa

El trabajo no termina una vez que tiene una empresa registrada y una cuenta bancaria. Cumpla las normas legales y del sector de su jurisdicción. Esto demuestra que tu empresa funciona de forma segura y ética, lo que te ayuda a ti:

• Evitar sanciones legales 
• Conserve su licencia 
• Establecer relaciones con clientes y contactos 
• Señalar la responsabilidad y la competencia 
• Desbloquear la financiación 

Consulte la US Small Business Administration para comprobar qué normas de localización debe cumplir y cualquier otro requisito.

9. Comprender las responsabilidades fiscales

El cumplimiento de las obligaciones fiscales es una gran responsabilidad. Preste atención a ello durante todo el año, no solo en temporada de impuestos. 

Un cumplimiento fiscal cuidadoso le ayuda:

• Aumentar la credibilidad ante las autoridades reguladoras
• Reclamar deducciones
• Evite las tasas 

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