Abonos: Qué son y cómo redactarlas

¿Alguna vez ha emitido una factura para darse cuenta después de que necesita hacer un ajuste? Para eso están los abonos. 

Los abonos son documentos emitidos por un vendedor a un comprador que reducen el importe que el comprador debe de una factura emitida previamente. Le ayudan a gestionar las disputas y devoluciones de facturas como un profesional.

En este artículo aprenderá cuándo emitir abonos, qué información contienen y cómo crearlos y gestionarlos eficazmente. Al final, serás un experto en abonos con los conocimientos necesarios para mantener tus registros financieros precisos y actualizados.

¿Qué es un abono?

Un abono -abreviatura de credit memorandum y a veces llamado nota de crédito- es una herramienta para corregir facturas. Cuando un vendedor necesita reducir el importe que debe un comprador, emite un abono para ajustar el saldo. Esto puede deberse a un error en el precio, a la devolución de un producto o a un descuento aplicado incorrectamente.

Piense que un abono es lo contrario de una factura. Mientras que una factura indica al comprador cuánto debía en un principio, un abono le dice cuánto ya no tiene que pagar.

Los abonos son una parte esencial del proceso contable. Mantienen la exactitud de los registros financieros y garantizan que no se cobre de más a los compradores. Sin los abonos, sería más difícil corregir errores y mantener la transparencia con los clientes.

ARTÍCULO RELACIONADO: Factura vs recibo: ¿Es lo mismo una factura que un recibo?

¿Para qué sirven los abonos?

Como empresario, hay varias situaciones en las que puede necesitar emitir un abono. Algunas de las razones más comunes son:

• Devoluciones de productos. Si un cliente devuelve un producto que ha comprado, tendrá que emitir un abono para ajustar su saldo. Esto es especialmente habitual en los comercios minoristas.
• Errores en la fijación de precios. Los errores ocurren. Si accidentalmente cobra demasiado a un cliente, un abono puede corregir el error y mantener una buena relación.
• Descuentos y promociones. Si ofreces un descuento o una promoción después de haber enviado ya una factura, puedes utilizar un abono para aplicar el descuento con carácter retroactivo.
• Productos dañados. Si un producto llega dañado o defectuoso, puede utilizar un abono para compensar al cliente sin la molestia de procesar una devolución completa.
• Cancelaciones. En las empresas de servicios, si un cliente cancela un servicio que ya se le ha facturado, puede utilizar un abono para anular el cargo.
• Gestos de buena voluntad. A veces, emitir un abono es simplemente una forma de demostrar a un cliente que valora su negocio. Por ejemplo, si un envío se retrasa, puede ofrecer un pequeño crédito como gesto de buena voluntad.

En todos estos casos, el objetivo del abono es garantizar que el cliente reciba el importe correcto y mantener unos registros financieros precisos. Emitiendo rápidamente abonos cuando es necesario, usted demuestra su compromiso con la satisfacción del cliente y la transparencia.

¿Cómo funciona un abono? Información clave que debe incluirse

Cuando emita un abono, es fundamental incluir toda la información necesaria. Esto ayuda a sus clientes a entender el ajuste y mantiene sus registros claros y organizados.

Esto es lo que hay que incluir en un abono:

• Número de abono. Asigne a cada abono un número de identificación único. Esto le ayuda a usted y a su cliente a realizar un seguimiento del documento.
• Número de factura original. Indique siempre el número de la factura que está ajustando el abono. Esto es crucial para que el abono coincida con el cargo original correcto.
• Fecha de emisión. Registre la fecha de emisión del abono. Puede ser diferente de la fecha de la factura original.
• Información sobre el cliente. Indique claramente el nombre y los datos de contacto del cliente que recibe el crédito.
• Información sobre su empresa. Incluya el nombre de su empresa y los datos de contacto para identificar al emisor del abono.
• Descripción del ajuste. Explique brevemente por qué emite el abono, como "devolución de producto defectuoso" o "corrección de precios".
• Importe del abono. Especifique el importe total en dólares que va a abonar en la cuenta del cliente.
• Detalles pormenorizados. Si el crédito se refiere a productos o servicios específicos, enumérelos individualmente con sus cantidades y precios.
• Condiciones de pago. Describa cómo se aplicará el crédito utilizando etiquetas como "crédito a aplicar a la siguiente factura" o "reembolso a emitir".
• Firma autorizada. Considere la posibilidad de incluir la firma de un representante autorizado de su empresa para dar sensación de legitimidad.

ARTÍCULO RELACIONADO - Cómo establecer las condiciones de pago de una factura (con ejemplos)

Cómo redactar una nota de crédito paso a paso

Ahora que ya sabe qué información incluir en un abono, veamos el proceso de creación de uno. Aunque el procedimiento exacto puede variar en función de su software o sistema de contabilidad, estos son los pasos principales:

1. Recopilar datos relevantes

El primer paso para crear un abono es recopilar toda la información necesaria. Esto se describe en la sección anterior e incluye:

• El número de factura original
• Datos del cliente
• El motivo del crédito
• El importe del crédito
• Cualquier detalle relevante sobre el producto o servicio

2. Preparar el formato y el contenido

A continuación, tendrás que configurar el documento en sí. Si utiliza un programa de contabilidad, es posible que incluya una plantilla que pueda utilizar. Si no, puedes crear la tuya propia con un procesador de textos o un programa de hojas de cálculo.

Empiece añadiendo el logotipo de su empresa y la información de contacto en la parte superior. A continuación, rellene los datos clave que recopiló en el primer paso. Asegúrese de revisar todo cuidadosamente para evitar errores o confusiones.

3. Garantizar el cumplimiento de las normas y políticas contables

Antes de finalizar el abono, compruebe que cumple las normas contables pertinentes y sus propias políticas internas.

Esto puede incluir:

• Asegurarse de que registra correctamente el abono en su sistema contable.
• Comprobación de que la nota cumple los requisitos de formato
• Obtener la aprobación de un jefe o supervisor si es necesario
• Verificar que el motivo del crédito se ajusta a las políticas de su empresa.

Si dedica tiempo a garantizar el cumplimiento, se evitará dolores de cabeza y mantendrá sus registros financieros limpios y coherentes.

4. Enviar el abono al cliente

Una vez que el abono está completo y aprobado, es hora de enviárselo al cliente. Puedes hacerlo por correo electrónico, correo postal o a través del portal de clientes de tu software de contabilidad.

Considere la posibilidad de incluir una nota amistosa en la que explique el motivo del crédito y agradezca al cliente su confianza. Este detalle puede ayudar mucho a mantener relaciones positivas.

5. Aplicar el crédito a la cuenta del cliente

Por último, no olvide hacer oficial el abono en la cuenta del cliente en sus registros. Dependiendo del motivo de la emisión de la nota, esto podría implicar:

• Ajuste del saldo de la factura original
• Creación de una nueva partida en sus cuentas por cobrar
• Devolver el dinero si el cliente ya ha pagado el importe total

Si sigue al pie de la letra estos pasos, creará abonos claros y profesionales. Mantendrá informados a sus clientes y su negocio funcionará a la perfección.

Liquidación de un abono

Una vez emitido el abono, el último paso es aplicar el crédito a la cuenta del cliente. Hay varias formas de hacerlo:

• Aplíquelo a la siguiente factura. El método más habitual consiste en restar el importe del crédito de la siguiente factura del cliente. Este método es sencillo y garantiza que el cliente vea cómo se le abona el crédito. Resulta especialmente útil si el cliente realiza pagos periódicos que usted puede ajustar. 
• Emitir un reembolso. Si el cliente paga su factura antes de que usted pueda emitir el abono, tendrá que reembolsarle el importe del abono. Puedes hacerlo mediante cheque, reembolso con tarjeta de crédito o servicio de pago online.
• Retención para uso futuro. A veces, los clientes pueden querer mantener el crédito en su cuenta para una compra futura, de forma similar al crédito de tienda. En este caso, registre el crédito en algún lugar seguro y aplíquelo cuando el cliente esté listo para utilizarlo.

ARTÍCULO RELACIONADO - ¿Qué es la conciliación de facturas?

5 consejos para evitar errores en las notas de crédito

Siga estos consejos para elaborar abonos sin errores y evitar los errores más comunes:

• Establezca un formato coherente. Elija o cree una plantilla estándar para sus abonos que incluya toda la información necesaria. Esto garantiza la coherencia y reduce el riesgo de olvidar detalles importantes.
• Compruebe dos veces sus cálculos. Compruebe siempre sus cálculos, especialmente en el caso de ajustes complejos que impliquen varios productos o servicios. Un pequeño error matemático puede provocar grandes quebraderos de cabeza.
• Obtenga autorización. Establezca políticas claras sobre quién puede emitir abonos y por qué motivos. Los ajustes no autorizados pueden enturbiar la contabilidad y crear confusión.
• Compare los abonos con las facturas. Cada vez que emitas un abono, compáralo con la factura original para asegurarte de que todos los detalles coinciden.
• Comuníquese con su equipo. Asegúrese de que todos los miembros de su organización comprenden sus políticas y procedimientos de abono. La comunicación y la formación regulares evitan malentendidos y mantienen a todo el mundo en la misma línea.

Siguiendo estos consejos, podrá emitir abonos con confianza. Sabrá que sus ajustes son exactos, están autorizados y debidamente documentados en todo momento. Aunque puede suponer un esfuerzo adicional inicial, la recompensa en libros limpios y clientes satisfechos merece la pena.

ARTÍCULO RELACIONADO - Cómo hacer un seguimiento de facturas y pagos

Software de gestión de facturas | Web y Móvil | Invoice Simple

Un buen abono empieza por un buen seguimiento de las facturas.

Reciba notificaciones cuando se lean sus facturas y controle cuándo vencen. Mantenga un registro de clientes y realice un seguimiento de sus ingresos mensuales con informes integrados que puede compartir fácilmente con su contable. Gestione todas sus finanzas en un solo lugar con Invoice Simple.