Méthodes de communication au sein d'une entreprise et comment améliorer ses compétences

Une communication efficace est au cœur de toute entreprise. Elle aide le personnel à établir des relations avec les clients et les collègues. Mais la communication ne se résume pas à "Bonjour" et "Au revoir". Elle requiert des compétences et a un impact sur tout, de la résolution des problèmes à la fidélisation des clients. En pratiquant différentes méthodes de communication, vous renforcez vos compétences, ce qui se traduit par une amélioration générale de vos affaires.

Voici les cinq principales méthodes de communication que vous devez connaître. 

Qu'est-ce que la communication ?

La communication est une compétence humaine fondamentale qui permet aux gens de se comprendre et de travailler ensemble. Il n'est donc pas surprenant que la communication soit importante dans le monde des affaires. Des interactions claires et concises assurent le bon fonctionnement de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une petite entreprise ou d'un travailleur indépendant. 

5 grands types de communication

La communication d'entreprise se divise en cinq grandes catégories, chacune présentant des avantages et des inconvénients.

Voici un guide des différentes méthodes de communication et de la manière dont elles mènent au succès :

• La communication orale est toute forme de communication parlée. Elle peut se faire en personne ou lors de réunions virtuelles. Elle permet d'obtenir immédiatement un retour d'information et des éclaircissements, c'est pourquoi elle convient mieux aux réunions et aux discussions de groupe.
• La communication écrite désigne tout message écrit ou dactylographié. Il peut s'agir de courriels, de déclarations de travail et de factures, qui constituent une trace des interactions.
• La communication visuelle s'appuie sur des images, des graphiques et d'autres supports visuels. Elle facilite la compréhension de l'information, en particulier pour les apprenants visuels.
• La communication non verbale se passe de mots. Elle comprend les expressions faciales, le ton de la voix et le langage corporel. Ces éléments peuvent modifier le sens d'une déclaration.
• La communication contextuelle concerne la relation entre vous et votre public. Elle inclut tous les facteurs extérieurs qui ont un impact sur la conversation, comme les collaborations antérieures réussies. Ils peuvent influencer le sens de vos paroles et la façon dont les autres les reçoivent.

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Méthodes de communication sur le lieu de travail

Examinons les principales formes de communication. Les méthodes de communication sur le lieu de travail comprennent

• Face à face. Les interactions en personne utilisent des signaux non verbaux et la communication orale pour partager des sentiments et des idées. Les conversations et les présentations en sont des exemples.
• Le courrier électronique. Le courrier électronique permet de prendre le temps d'une rédaction réfléchie et peut toucher de nombreuses personnes à la fois. Il est donc idéal pour partager des mises à jour de longue durée. C'est un bon choix pour documenter des décisions ou des conversations importantes.
• Téléphone et vidéo. Les appels vocaux permettent de mieux comprendre le ton et les sentiments des personnes. Les appels vidéo ajoutent un élément visuel grâce au partage d'écran et à la collaboration en direct, ce qui les rend plus adaptés aux réunions plus longues et aux comptes rendus. 
• Messagerie instantanée. Beaucoup d'affaires se font en ligne. La messagerie instantanée est l'une des méthodes de communication les plus courantes sur le lieu de travail. Des plateformes comme Slack sont parfaites pour les questions et les mises à jour rapides. Elles fonctionnent aussi bien pour les individus que pour les groupes.
• Plateformes de collaboration. Ces outils offrent un lieu central pour les discussions. Ils sont également utiles pour le partage de fichiers et la mise à jour des tâches. Il est ainsi plus facile pour tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Les plateformes de collaboration les plus populaires sont Asana, Trello et Jira.

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5 façons d'améliorer vos compétences en matière de communication

Après avoir bien compris les différents types de communication en entreprise, apprenez à les utiliser. Utilisez ces stratégies pour faire passer vos compétences en communication au niveau supérieur :

1. Susciter l'intérêt de votre public

Une conversation active vaut mieux qu'un exposé unilatéral. Si vous présentez une idée, demandez aux gens de participer. Ils peuvent apporter leur contribution et poser des questions, ce qui les aide à comprendre et à se souvenir de ce que vous dites.

2. Pratiquer l'écoute active

Soyez attentif lorsque les autres parlent. Évitez de les interrompre et posez des questions pour vous assurer que vous avez bien compris leur point de vue. Cela montre à l'orateur que vous vous intéressez à ce qu'il dit. Cela permet également de réduire les erreurs d'interprétation.

3. Maintenir le contact visuel

Dans les interactions en face à face, maintenez le contact visuel. Cela permet d'instaurer un climat de confiance et de connexion. Cela vous permet également de voir si quelqu'un vous suit ou a l'air confus.

4. Interpréter les signaux non verbaux

Prêtez attention aux visages, au langage corporel et au ton. Ils donnent une idée de la façon dont les gens perçoivent vos paroles.

5. Choisir le bon canal

Choisissez la meilleure façon de communiquer en fonction de votre message. Pensez également à ce que vos interlocuteurs préféreraient. Par exemple, n'envoyez pas de commentaires délicats par message instantané. Cela peut donner l'impression d'être impersonnel et de ne pas transmettre les nuances. Une réunion est un meilleur choix.

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4 conseils supplémentaires pour renforcer vos compétences en matière de communication en ligne

Les emplois de freelance, les réunions d'investisseurs et les collaborations peuvent tous se dérouler en ligne. Peu importe qui vous êtes, il est donc indispensable de maîtriser la communication en ligne. Les conseils ci-dessus s'appliquent à toute interaction professionnelle. Mais les conseils suivants sont particulièrement utiles pour faire passer votre message en ligne :

1. Répondre rapidement

Pour maintenir un flux régulier d'informations, faites en sorte de répondre rapidement aux messages et aux courriels. Même une brève réponse pour faire savoir à l'expéditeur que vous avez reçu son message suffit si vous ne pouvez pas fournir immédiatement une réponse plus détaillée. Cela montre aux gens que vous respectez leur temps.

2. Faire respecter une limite de temps

Dans les réunions virtuelles, les distractions et les difficultés techniques peuvent faire dérailler les discussions. L'absence de repères visuels peut également entraver le flux de la conversation. Les réunions durent alors plus longtemps que nécessaire. 

Pour que les réunions restent ciblées et productives, il convient de fixer une limite de temps et de s'y tenir. Cela favorise une communication concise et efficace. Pour les discussions moins urgentes ou plus approfondies, utilisez d'autres canaux de communication.

3. Respecter l'étiquette des réunions virtuelles

Établissez des règles d'étiquette de base pour les réunions virtuelles, afin qu'elles se déroulent en douceur et de manière professionnelle. Il s'agit notamment de rester présent et de se mettre en sourdine. Il peut également s'agir de garder son appareil photo allumé.

4. Récapitulation des détails importants

Pour vous assurer que votre public saisit bien vos idées, résumez les points principaux. Faites-le pour les réunions ou à la fin de longs courriels. Cela permet de renforcer la compréhension et de fournir une référence pour plus tard.

Les 5 C d'une communication efficace pour les entreprises

Les experts en communication font l'éloge des 5 C. Il s'agit de la clarté, de la concision, du caractère concret, de l'exhaustivité et de la courtoisie.

Bon nombre des conseils ci-dessus incluent ces caractéristiques. Mais se souvenir des 5 C est l'un des meilleurs moyens d'améliorer rapidement vos compétences en matière de communication :

1. La clarté

Une communication claire est importante. Elle permet à votre public de comprendre ce que vous dites. 

Utiliser un langage simple. Décomposez les idées complexes en points clés. Cela permet d'éviter la confusion et les erreurs d'interprétation.

2. Concision

En étant concis, vous respectez le temps des autres et vous retenez leur attention. Allez à l'essentiel rapidement. Concentrez-vous sur la transmission de votre message sans détails ou digressions inutiles.

3. Caractère concret

Les messages concrets sont plus mémorables et plus persuasifs. Utilisez des exemples, des données et des faits spécifiques pour illustrer vos propos. Ils sont ainsi plus faciles à comprendre pour les autres.

4. L'exhaustivité

Incluez tout le contexte nécessaire. Cela aidera votre public à comprendre et à agir. L'omission de détails essentiels peut être source de confusion.

5. Courtoisie

La courtoisie est synonyme de respect. Elle favorise les relations positives et crée un environnement plus agréable, que vous travailliez avec des clients ou des collègues. Soyez professionnel et aimable tous les jours. Cela permet d'instaurer la confiance et de favoriser une communication ouverte, car les gens se sentent plus à l'aise.

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