Que sont les périodes de paie et comment fonctionnent-elles ?

Payer le personnel semble simple. Vous calculez le montant que vous devez, vous faites des déductions et vous faites un chèque. Mais ce n'est pas tout.

Vous devez également penser aux périodes de paie, qui définissent la fréquence à laquelle vous payez vos employés. Si la période bihebdomadaire est l'option la plus répandue, il en existe d'autres. Certaines entreprises utilisent même une combinaison de périodes pour répondre aux besoins de chacun.

Que signifie donc "période de paie" ? Et comment décider laquelle utiliser ? Voici tout ce qu'il faut savoir.

Qu'est-ce qu'une période de paie ?

Une période de paie est le laps de temps qui s'écoule entre deux chèques de paie. Au cours de cette période, les salariés perçoivent un salaire et, à la fin de la période, ils sont payés pour leur travail. Les périodes les plus courantes sont la semaine, la quinzaine et le mois.

Mais que préfèrent vos employés ? Comment payer équitablement sans dépenser trop d'argent en frais de dépôt et de chèque ? Et comment utiliser les calendriers de paiement pour améliorer le moral des employés et les fidéliser ? Les réponses à ces questions peuvent vous aider à identifier une période de paie.

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7 types de périodes de paie

Voici sept périodes de paie possibles :

1. Périodes de paie hebdomadaires - 52 par an

Comment fonctionne la rémunération hebdomadaire ? Cette période se répète chaque semaine. Elle est plus fréquente dans les entreprises qui ont un taux de rotation naturellement élevé ou qui ont besoin de travailleurs saisonniers. Les secteurs concernés sont notamment la construction, le commerce de détail et les soins de santé. Les paiements sont généralement effectués le vendredi, mais cela dépend de ce que l'entreprise décide. 

Ce type de rémunération entraîne souvent une augmentation des coûts salariaux, car il nécessite davantage de ressources. Mais cela peut favoriser la fidélisation des employés et les aider à payer leurs propres factures à temps. Une mise en garde s'impose : La rémunération hebdomadaire peut compliquer la déclaration d'impôts, car il y a plus de paiements à suivre.

2. Périodes de paie bihebdomadaires - 26 par an

La cadence bihebdomadaire est l'une des plus populaires. Les salaires sont généralement versés tous les deux vendredis. Cela permet d'étaler les paiements afin que les employés puissent mieux gérer leurs finances tout au long du mois. 

Deux fois par an, il y a un vendredi de paie supplémentaire dans le mois, ce qui est un bonus appréciable pour le personnel. Mais ces mois de "trois paies" peuvent compliquer les processus de paie de votre entreprise. Il faut également tenir compte des années bissextiles. Cela dit, les avantages d'un calendrier de paie cohérent et régulier l'emportent généralement sur les inconvénients. 

3. Périodes de paie bimensuelles - 24 par an

La période de paie bimensuelle est similaire à la période bihebdomadaire, mais elle ne comporte pas de paiements supplémentaires à certaines périodes de l'année. Au lieu de cela, le personnel reçoit 24 paiements égaux tout au long de l'année, à des dates prévisibles chaque mois. Ces dates sont souvent le 1er et le 15, mais de nombreuses entreprises optent plutôt pour le 15 et le dernier jour de chaque mois, afin que le personnel ait de l'argent pour payer le loyer le 1er.

Cette cadence de paie facilite la budgétisation tant pour le personnel que pour l'entreprise. Mais elle peut causer des maux de tête si des personnes font des heures supplémentaires. En effet, une semaine de travail peut commencer dans une période de paie et se terminer dans une autre, ce qui rend difficile le calcul correct des heures supplémentaires.

4. Périodes de paie mensuelles - 12 par an

Les paiements mensuels sont moins courants parce que les employés n'aiment généralement pas attendre leur chèque de paie. Un mois entier, c'est long, et l'écart entre les paiements rend le budget plus difficile à établir. 

Les périodes de paie mensuelles ne conviennent généralement pas aux travailleurs horaires parce qu'il y a beaucoup de comptes à faire. Cette cadence rend également plus difficile le respect de la législation nationale et le calcul du paiement des heures supplémentaires pour le personnel horaire. Cependant, les paiements mensuels présentent certains avantages pour les salariés. Ils simplifient les impôts, l'administration des avantages sociaux et la gestion des flux de trésorerie.

5. Périodes de rémunération à durée déterminée

Les périodes de rémunération à durée déterminée se produisent lorsque le personnel ne travaille que pendant une période spécifique à chaque fois. Les enseignants, les travailleurs des colonies de vacances et les autres employés saisonniers reçoivent généralement une rémunération à durée déterminée. Cette cadence n'est pas aussi courante, mais elle fonctionne bien pour ceux qui en ont besoin. Sa flexibilité permet à une organisation d'établir un calendrier qui convient le mieux à ses activités et à son personnel.

Prenons le cas des enseignants qui ne travaillent pas l'été. Un district scolaire peut ne payer les enseignants que pendant les 10 mois de l'année où ils travaillent. Ils peuvent recevoir 21 salaires pendant l'année scolaire normale, puis une somme forfaitaire pour l'été. 

6. Périodes de paie personnalisées 

Les périodes de paie personnalisées se situent en dehors du cycle habituel d'une entreprise. Elles sont les plus courantes lorsqu'un salarié démissionne ou travaille selon des horaires irréguliers. La plupart des États américains ont adopté des lois exigeant le règlement de ces paiements le jour même ou le lendemain. 

Les rémunérations personnalisées entraînent une charge administrative plus lourde pour l'équipe chargée de la paie. Mais ils vous donnent la flexibilité nécessaire pour rémunérer le personnel dans des circonstances inhabituelles.

7. Rémunération à la demande

Il est rare que le personnel soit payé quotidiennement, en raison des coûts élevés et de la complexité de l'opération. Mais il existe des applications et des systèmes de paie qui permettent au personnel d'accéder à son salaire tous les jours. Il s'agit d'applications de paiement instantané, de paiement à la demande ou d'accès au salaire gagné. Les employés peuvent prélever de l'argent sur leur salaire à l'avance, et cet argent sera déduit de leur prochain salaire.

Bien qu'il s'agisse d'un mode de rémunération inhabituel, l'accès au salaire gagné est utile pour les employés qui ont besoin d'argent rapidement. Ces applications peuvent également attirer du personnel pour des besoins à court terme tels que le travail saisonnier.

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Comment choisir une période de paie pour votre entreprise

Si vous devez décider de la fréquence de la rémunération de votre personnel, voici quelques éléments à prendre en compte : 

1. Évaluez vos besoins

Commencez par examiner les horaires de vos employés. Suivent-ils une semaine de travail typique de 40 heures ? Leurs horaires changent-ils d'un mois à l'autre ? Certains membres du personnel sont-ils mieux classés comme travailleurs horaires, tandis que d'autres perçoivent des salaires annuels fixes ? Les réponses à ces questions permettent de déterminer les fréquences de paiement que vous pouvez prendre en charge.

Supposons que vous ayez cinq employés à temps plein, mais que vous en engagiez deux de plus pendant les périodes de pointe. Vous pourriez opter pour un système combiné : une rémunération à la quinzaine pour les employés réguliers et une rémunération à durée déterminée pour les employés saisonniers.

2. Prendre en compte les exigences légales et réglementaires

Aux États-Unis, chaque État fixe la fréquence minimale des paiements. Par exemple, dans le Minnesota, vous devez payer vos employés au moins tous les 31 jours. Renseignez-vous sur la réglementation en vigueur dans votre région pour vous assurer que votre choix est conforme à la loi. 

Si votre entreprise opère dans plusieurs États, il se peut qu'il y ait plusieurs séries de règles à prendre en compte. Par ailleurs, la législation fédérale demande à tous les employeurs de calculer les heures supplémentaires sur une base hebdomadaire. Cela signifie que les calendriers de paiement hebdomadaires et bihebdomadaires conviennent mieux au personnel qui effectue souvent des heures supplémentaires. 

3. Comprendre les préférences et les besoins des employés

Les problèmes d'argent peuvent avoir un impact considérable sur la santé mentale et les performances des employés. Votre calendrier de paiement doit être le plus adapté possible à leurs besoins. 

Utilisez des enquêtes et des groupes de discussion pour comprendre les besoins et les attentes du personnel. Fixez un calendrier de rémunération qui fonctionne pour l'entreprise tout en réduisant le stress de toutes les personnes concernées. 

4. Évaluer les implications financières

Des cycles de paiement fréquents peuvent stimuler le moral et la loyauté des employés. Mais plus de transactions signifie plus de travail pour vous ou votre équipe comptable. Par exemple, il est plus difficile de gérer les retenues fiscales sur un cycle de paiement plus court. Des cycles de paiement plus fréquents peuvent également entraîner des fluctuations de trésorerie.

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FAQ

Vous ne savez toujours pas comment fonctionnent les périodes de paie ? Voici quelques questions fréquemment posées.

Combien y a-t-il de périodes de paie dans une année ?

Le nombre de périodes de paie dans une année dépend du calendrier de paie :

• Hebdomadaire - 52 périodes de paie
• Bihebdomadaire - 26 périodes de paie
• Bimensuel - 24 périodes de paie
• Mensuel - 12 périodes de paie

Quelle est la différence entre les périodes de paie hebdomadaires et bihebdomadaires ? 

Dans le cadre d'une période de paie hebdomadaire, les salariés reçoivent un chèque de paie chaque semaine (52 par an). Dans le cas d'une période de paie bihebdomadaire, les salariés sont payés toutes les deux semaines (26 paies par an). 

Combien y a-t-il de périodes de paie bihebdomadaires dans une année ? 

Il y a 26 périodes de paie bihebdomadaires dans une année, car il y a 52 semaines au total. Ce calendrier de paiement signifie que, la plupart du temps, les salariés reçoivent deux salaires. Mais deux fois par an, ils en reçoivent trois en un mois, en raison de la façon dont les jours du calendrier tombent.

Est-il préférable d'être payé tous les mois ou toutes les deux semaines ?

C'est une question de préférence personnelle. Elle dépend de la situation financière de l'employeur et de l'employé. La plupart des gens préfèrent la paie bihebdomadaire parce que des chèques plus fréquents les aident à mieux gérer leur budget. Mais il s'agit du même montant que le salaire mensuel, simplement divisé en deux.

Peut-on avoir des périodes de paie différentes pour des salariés différents ? 

Oui, votre entreprise peut avoir deux ou plusieurs périodes de paie pour différents membres du personnel. Cela dépend de la nature de leur travail, des préférences des employés et des exigences légales. Il se peut que vous payiez les travailleurs horaires sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire en raison des heures supplémentaires, et que vous payiez les salariés sur une base mensuelle pour plus de facilité.

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