Rechnung Schreiben

So erstellen Sie eine Rechnung mit dem "Rechnung schreiben"

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Rechnung erstellen, die alle Standardelemente einer professionellen Rechnung enthält. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnung so anpassen können, dass sie für Ihr Unternehmen einzigartig ist.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, müssen Sie der leeren Rechnungsvorlage einige Informationen hinzufügen.

1. Fügen Sie Ihre Firmendaten im Abschnitt Von hinzu, einschließlich Name, Telefonnummer und Adresse
2. Füllen Sie die Details Ihres Kunden im Abschnitt Für , einschließlich Name, E-Mail-Adresse und Adresse
3. Fügen Sie jede Position zusammen mit einer Beschreibung, einem Preis und einer Menge hinzu
4. Geben Sie gegebenenfalls den Steuersatz, die Währung und den Rabattbetrag ein
5. Schreiben Sie die Zahlungsanweisungen und -bedingungen in den Abschnitt Notes
6. Passen Sie Ihre Rechnung an, indem Sie ein Logo hinzufügen und Ihre Markenfarbe auswählen

So senden Sie eine Rechnung

Sobald Ihre erste Rechnung vollständig ist, müssen Sie lernen, wie Sie sie an Ihren Kunden senden können. Mit unserem Rechnungsgenerator haben Sie zwei einfache Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden.

Verfassen Sie zunächst eine E-Mail an Ihren Kunden. Sie können der E-Mail einen Link zu Ihrer Rechnung hinzufügen oder ihnen ein PDF der Rechnung als Anhang senden. Der Kunde klickt einfach auf den Link oder den Anhang, um die Rechnung anzuzeigen.

Überprüfen Sie dann den Status Ihrer gesendeten Rechnung. Wenn Sie Ihre Rechnung direkt über Invoice Simple per E-Mail versenden, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Ihr Kunde die Rechnung anzeigt. Die Benachrichtigung ist hilfreich, wenn Sie die Zahlungsbestätigung an Kunden weiterleiten möchten.

Wesentliche Elemente einer Rechnung

Es gibt 9 Hauptelemente einer Rechnung. Einige dieser Elemente sind erforderlich, während andere zusätzliche Elemente sind oder nur zur Anpassung verwendet werden.

1. Header

   Überschriften sollten den Zweck eines Dokuments klar angeben. Mit unserer Software können Sie Kostenvoranschläge, Rechnungen und Quittungen erstellen. Durch das Einfügen eines Headers können Sie und der Kunde sie schnell voneinander unterscheiden. So sparen Sie Zeit beim Überprüfen Ihrer Unterlagen oder beim Abschließen von Steuern.
   
   Beachten Sie das Bild mit der Aufschrift „Firmenlogo“ rechts neben der Kopfzeile. Hier können Sie Ihr eigenes Logo hinzufügen, um professionellere Schätzungen, Rechnungen und Quittungen zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen kein Logo hat, können Sie diesen Bereich leer lassen, solange der Rest der Rechnung ordnungsgemäß angeordnet ist.

2. Firmenname und Details

   Bei der Erstellung einer Rechnung sollten Sie den gesetzlichen Namen und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens angeben. Dies sollte Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten. In der Regel werden Unternehmensinformationen oben auf der Rechnung angegeben, um eine klare Unterscheidung zwischen dem Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen anbietet, und dem Unternehmen, das sie erhält, zu ermöglichen.

3. Name und Details des Kunden

   Geben Sie den Namen und die Kontaktdaten Ihres Kunden deutlich an. Diese Kontaktdaten sollten eine Adresse, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse enthalten.

4. Rechnungsnummer

   Jede Rechnung hat eine eindeutige Kennung, die als Rechnungsnummer bezeichnet wird. Rechnungsnummern können dabei helfen, mehrere Rechnungen im Auge zu behalten. Rechnungsnummern können auf verschiedene Arten formatiert werden. Diese Formate können Dateinummern (INV0001), eindeutige Rechnungscodes oder datumsbasierte Bestellnummern enthalten.
   
   Wenn Sie zur automatischen Verwaltung Ihrer Rechnungsnummer die Rechnungssoftware Invoice Simple verwenden, erstellt die Software für jedes Dokument eine eindeutige Rechnungsnummer. Wenn Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes Format für Ihre Rechnungsnummer verwenden möchten, können Sie jede Rechnungsnummer bei jeder Verwendung des Rechnungsgenerators selbst aktualisieren.

5. Datum

   Es ist wichtig, das Datum anzugeben, an dem jede Rechnung ausgestellt wird. Dies kann Verwirrung stiften, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen erhält. Da die Zahlung in der Regel eine festgelegte Anzahl von Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig ist, ist die Angabe des Datums ein wichtiger Bestandteil der Angabe, wann die Zahlung fällig ist.

6. Beschreibung der erbrachten Waren oder Dienstleistungen

   In Feld 6 sollten Sie separate Werbebuchungen für jede von Ihnen bereitgestellte Ware oder Dienstleistung einfügen. Jede Zeile sollte Folgendes enthalten:

   • Name der gelieferten Ware oder Dienstleistung.
   • Stückpreis oder Stundensatz.
   • Anzahl oder Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.

7. Einzelkosten

   Fügen Sie als Nächstes alle Steuern, Versandkosten oder zusätzlichen Gebühren hinzu, die für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen anfallen. Wir empfehlen, diese Steuern und Gebühren als separate Werbebuchungen aufzuführen, da einige Unternehmen unterschiedliche interne Budgets verwenden, um diese Gebühren zu decken.

8. Restzahlung fällig

   Der Rechnungsgenerator berechnet den fälligen Gesamtbetrag aus den Positionen, die Sie in den Feldern sechs und sieben eingegeben haben.

9. Allgemeine Geschäftsbedingungen und Zahlungsanweisungen

   Die Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung werden am häufigsten übersehen. Die Standardzahlungsbedingungen können je nach Branche, Richtlinien Ihres Unternehmens oder vorgeschichte mit dem Kunden variieren.
   
   Es ist wichtig, die Folgen eines Bruchs dieser Vereinbarung klar zu erklären. Diese Strafen können verspätete Gebühren oder zusätzliche Gebühren umfassen.
   
   Sie können hier auch Ihre bevorzugte Zahlungsmethode hinzufügen, egal ob Scheck, Bargeld, Banküberweisung, PayPal oder Kreditkarte. Fügen Sie dann die Zahlungsanweisungen hinzu. Schreiben Sie beispielsweise Ihre Kontonummer und Ihren Banknamen, wenn Kunden über eine direkte Überweisung bezahlen sollen.

Alternativen zur Verwendung eines Rechnungsgenerators

Sie können zunächst mit einer einfachen Excel- oder Word- Rechnungsvorlage beginnen. Wenn Sie jedoch Ihre zweite oder dritte Rechnung erstellen, werden Sie feststellen, dass Sie viel Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden. Zum Beispiel:

• Sie müssen Ihre Originaldatei jedes Mal duplizieren und umbenennen, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen möchten.
• Sie kopieren Kunden- und Artikeldetails oder tippen sie erneut ein, obwohl Sie in der Vergangenheit eine Rechnung an denselben Kunden gesendet haben.
• Es ist ein Aufwand, alte Rechnungen zu organisieren und zu finden.
• Wenn Sie wissen möchten, wie viel Sie über einen bestimmten Zeitraum in Rechnung gestellt haben, müssen Sie jede einzelne Datei öffnen und die Summen manuell addieren.

Jede zusätzliche Minute, die Sie mit dieser Verwaltungsarbeit verbringen, bedeutet Zeit- und Geldverlust.

Vorteile der Verwendung eines Rechnungsgenerators

Speichern Sie vor dem Abrufen von Informationen

Wenn Sie den Rechnungs-Rechnungsgenerator zum ersten Mal verwenden, wird eine leere Rechnungsvorlage angezeigt.

Wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung erstellen, füllt die Rechnungsvorlage automatisch alle relevanten Geschäftsinformationen, Artikel und Kundeninformationen aus. Der Rechnungsgenerator verwendet sogar vorausschauenden Text, um Clientinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift automatisch auszufüllen, während Sie den Namen des Kunden eingeben.

Wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung erstellen möchten, wird die Rechnungsvorlage automatisch mit allen relevanten Informationen gefüllt. Gleiches gilt für Ihre Kunden und Artikel. Wir geben Ihre gesamten Kundendaten (Telefon, E-Mail, Adresse) ein, sobald Sie den Kundennamen eingeben.

Erhalten Sie gemeinsam nutzbare und druckbare Online-Rechnungen auf einmal

Sie können eine PDF-Datei Ihrer Rechnung mit einem Klick teilen oder herunterladen. Dies spart viel Zeit im Vergleich zu Excel- und Word-Rechnungsvorlagen, für die Sie mehrere Schritte ausführen müssen, um ein Dokument als PDF zu exportieren oder sicherzustellen, dass Ihr Client Dateien eines bestimmten Formats öffnen kann.

Es gibt auch weitere Vorteile beim Senden von Rechnungen über den Invoice Simple Rechnungsgenerator.

1. Ihre Rechnung eignet sich für die mobile und Desktop-Anzeige.
2. Sie werden benachrichtigt, wenn Ihr Kunde die Rechnung empfängt und anzeigt.
3. Wenn Ihr Kunde Ihre Rechnung nach ein paar Tagen nicht angezeigt hat, sendet Invoice Simple ihm automatisch eine höfliche Erinnerung.

Es gibt einige zusätzliche Vorteile, wenn Sie Ihre Rechnung per Rechnung per E-Mail senden. Zum einen ist Ihre Rechnung für die mobile und Desktop-Anzeige geeignet. Zweitens werden Sie benachrichtigt, wenn Ihr Kunde die Rechnung erhält und sieht. Und drittens sendet Einfach Rechnung automatisch eine höfliche Erinnerung, wenn Ihr Kunde Ihre Rechnung nach einigen Tagen nicht angesehen hat.

Anstatt hart zu arbeiten, sollten wir klug arbeiten! Das Klügste ist, das richtige Werkzeug für den Job zu verwenden, eine Rechnung zu schreiben.

Unser kostenloser Rechnungsgenerator spart Ihnen Zeit

Wenn Sie ihre Online-Rechnung mit “Einfache Rechnung” schreiben, sparen Sie sich viel Zeit und Mühe. Hier sind einige Gründe warum:

• Speichern Sie Ihre Kunden und Artikel automatisch, damit sie verfügbar sind, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung erstellen
• Organisieren Sie Ihre Rechnungen in Sekunden
• Verwenden Sie eine professionell gestaltete Vorlage, die mit Druckern und mobilen Geräten kompatibel ist
• Erhalten Sie mühelos und in wenigen Augenblicken einen vollständigen Überblick über Ihr Unternehmen
• Wissen, wann Ihre Rechnung von einem Kunden eingesehen wird
• Verarbeiten Sie Kreditkarten online oder vor Ort
• Und greifen Sie auf viele weitere erstaunliche Vorteile

In unserem Leitfaden zur Fakturierungssoftware für kleine Unternehmen weitere zu all Ihren Optionen.

Rechnung schreiben Häufig gestellte Fragen

• F: Kann ich eine Musterrechnung sehen?

  

  A: Sie können ganz einfach eine Vorschau Ihrer Rechnung anzeigen, indem Sie oben links auf der Seite auf "Vorschau" klicken. Wir haben auch eine Musterrechnung für Sie zusammengestellt, damit Sie sehen können, wie eine fertige Rechnung aussehen würde. Weitere Musterrechnungen finden Sie hier

• F: Kann ich mein eigenes Logo auf die Rechnungsvorlage setzen?

  A: Ja. Wählen Sie das Logo-Feld in der rechten oberen Ecke. Anschließend können Sie Ihr Logo hochladen oder per Drag & Drop in die gewünschte Position ziehen. Es werden sowohl JPEG- als auch PNG-Bilder unterstützt.

• F: Wie sende ich meine Rechnung?

  A: Mit dem Invoice Simple-Rechnungsgenerator können Sie Ihre Rechnung per E-Mail versenden, eine PDF-Kopie herunterladen oder einen Link zu Ihrer Rechnung senden. Wenn Sie Ihre Rechnung direkt über Invoice Simple per E-Mail versenden, werden Sie benachrichtigt, wenn Ihr Kunde sie anzeigt. Dies kann hilfreich sein, um sie später nachverfolgen zu können. Wenn Sie Ihrem Kunden einen Link senden, kann dieser die Rechnung über den Link herunterladen oder ausdrucken.

• F: Werden meine Kunden "Rechnung einfach" auf meinen Rechnungen sehen?

  A: Niemals. Unabhängig davon, ob Sie ein registriertes Konto haben oder nicht, Ihre generierten Rechnungen sind immer zu 100% ohne Markenzeichen.

• F: Kann ich eine PDF-Rechnung erstellen?

  A: Auf jeden Fall. Über die Schaltfläche PDF oben auf der Rechnungsseite können Sie sofort eine PDF-Datei Ihrer Rechnung herunterladen, die Sie für Ihre Unterlagen speichern oder an Ihren Kunden senden können.

• F: Kann ich die Währung ändern?

  A: Ja. Unser Rechnungsgenerator sollte Ihre Währung automatisch erkennen. Wenn Sie jedoch eine Rechnung in einer anderen Währung erstellen möchten, können Sie die ausgewählte Währung ganz einfach über das Einstellungsfenster auf der rechten Seite ändern.

• F: Kann ich meine Rechnungs- und Kundendaten speichern?

  A: Ja. Ihre Rechnungen werden automatisch in Ihrer Rechnungsliste gespeichert. Es gibt auch eine Kundenliste, die Kundeninformationen automatisch speichert.

• F: Wie erstelle ich als Freiberufler eine Rechnung für die Zeit?

  A: Wir haben festgestellt, dass es gut funktioniert, wenn Sie die Anzahl der geleisteten Stunden in das Mengenfeld und Ihren Stundensatz in das Preisfeld eingeben. Der Rechnungsgenerator berechnet dann den fälligen Gesamtbetrag.

• F: Wie berechne ich mit dem Rechnungsgenerator Steuern?

  A: Wenn Sie möchten, dass Ihre Rechnung Steuern zusätzlich zu Ihren Preisen enthält, aktivieren Sie im Einstellungsfenster rechts eine Steuereinstellung. Dann können Sie einen Steuersatz und eine Bezeichnung eingeben.

• F: Was ist mit Werbebuchungen, für die bereits eine Steuer gilt?

  A: Wenn Ihre Preise bereits Steuern enthalten und Sie möchten, dass auf Ihrer Rechnung der Steuerbetrag angegeben wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Inklusive?", Wenn Sie Steuern aktivieren.

• F: Was ist eine Rechnung?

  A: Suche, um herauszufinden, was eine Rechnung ist wirklich? Hier ist eine vollständige Erklärung der was für eine Rechnung . Wenn das nicht genug Erklärung, dann sehen Sie, was Wikipedia zu sagen hat über es. Im wesentlichen, eine Rechnung ist ein Dokument, das details, was hast du für ein Kunde-und was Sie Schulden, die Sie für den Dienst oder das Produkt.

• F: Wie kann ich Kreditkarten für mein Unternehmen verarbeiten?

  A: Wir verwenden je nach Standort die Zahlungsabwicklungsdienste Stripe und PayPal. Melden Sie sich einfach über unsere mobilen Apps oder online für Invoice Simple an und gehen Sie zu den Einstellungen, um Zahlungen zu integrieren.

• F: Kann ich eine Rechnung in einer anderen Sprache erstellen?

  A: Ja, Sie können ganz einfach eine Rechnung in 5 Sprachen erstellen:

  • English  Invoice Generator
  • Français  Facture En Ligne
  • Deutsche  Rechnung Schreiben
  • Italiano  Fatture In Cloud
  • Español  Factura Simplificada
  • Nederlands  Factuur Maken