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Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Rechnung erstellen, die alle Standardelemente einer professionellen Rechnung enthält. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnung so anpassen können, dass sie für Ihr Unternehmen einzigartig ist.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung erstellen, müssen Sie der leeren Rechnungsvorlage einige Informationen hinzufügen.
Sobald Ihre erste Rechnung vollständig ist, müssen Sie lernen, wie Sie sie an Ihren Kunden senden können. Mit unserem Rechnungsgenerator haben Sie zwei einfache Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden.
Verfassen Sie zunächst eine E-Mail an Ihren Kunden. Sie können der E-Mail einen Link zu Ihrer Rechnung hinzufügen oder ihnen ein PDF der Rechnung als Anhang senden. Der Kunde klickt einfach auf den Link oder den Anhang, um die Rechnung anzuzeigen.
Überprüfen Sie dann den Status Ihrer gesendeten Rechnung. Wenn Sie Ihre Rechnung direkt über Invoice Simple per E-Mail versenden, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Ihr Kunde die Rechnung anzeigt. Die Benachrichtigung ist hilfreich, wenn Sie die Zahlungsbestätigung an Kunden weiterleiten möchten.
Es gibt 9 Hauptelemente einer Rechnung. Einige dieser Elemente sind erforderlich, während andere zusätzliche Elemente sind oder nur zur Anpassung verwendet werden.
Überschriften sollten den Zweck eines Dokuments klar angeben. Mit unserer Software können Sie Kostenvoranschläge, Rechnungen und Quittungen erstellen. Durch das Einfügen eines Headers können Sie und der Kunde sie schnell voneinander unterscheiden. So sparen Sie Zeit beim Überprüfen Ihrer Unterlagen oder beim Abschließen von Steuern.
Beachten Sie das Bild mit der Aufschrift „Firmenlogo“ rechts neben der Kopfzeile. Hier können Sie Ihr eigenes Logo hinzufügen, um professionellere Schätzungen, Rechnungen und Quittungen zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen kein Logo hat, können Sie diesen Bereich leer lassen, solange der Rest der Rechnung ordnungsgemäß angeordnet ist.
Bei der Erstellung einer Rechnung sollten Sie den gesetzlichen Namen und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens angeben. Dies sollte Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten. In der Regel werden Unternehmensinformationen oben auf der Rechnung angegeben, um eine klare Unterscheidung zwischen dem Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen anbietet, und dem Unternehmen, das sie erhält, zu ermöglichen.
Geben Sie den Namen und die Kontaktdaten Ihres Kunden deutlich an. Diese Kontaktdaten sollten eine Adresse, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse enthalten.
Jede Rechnung hat eine eindeutige Kennung, die als Rechnungsnummer bezeichnet wird. Rechnungsnummern können dabei helfen, mehrere Rechnungen im Auge zu behalten. Rechnungsnummern können auf verschiedene Arten formatiert werden. Diese Formate können Dateinummern (INV0001), eindeutige Rechnungscodes oder datumsbasierte Bestellnummern enthalten.
Wenn Sie zur automatischen Verwaltung Ihrer Rechnungsnummer die Rechnungssoftware Invoice Simple verwenden, erstellt die Software für jedes Dokument eine eindeutige Rechnungsnummer. Wenn Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes Format für Ihre Rechnungsnummer verwenden möchten, können Sie jede Rechnungsnummer bei jeder Verwendung des Rechnungsgenerators selbst aktualisieren.
Es ist wichtig, das Datum anzugeben, an dem jede Rechnung ausgestellt wird. Dies kann Verwirrung stiften, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen erhält. Da die Zahlung in der Regel eine festgelegte Anzahl von Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig ist, ist die Angabe des Datums ein wichtiger Bestandteil der Angabe, wann die Zahlung fällig ist.
In Feld 6 sollten Sie separate Werbebuchungen für jede von Ihnen bereitgestellte Ware oder Dienstleistung einfügen. Jede Zeile sollte Folgendes enthalten:
Fügen Sie als Nächstes alle Steuern, Versandkosten oder zusätzlichen Gebühren hinzu, die für die bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen anfallen. Wir empfehlen, diese Steuern und Gebühren als separate Werbebuchungen aufzuführen, da einige Unternehmen unterschiedliche interne Budgets verwenden, um diese Gebühren zu decken.
Der Rechnungsgenerator berechnet den fälligen Gesamtbetrag aus den Positionen, die Sie in den Feldern sechs und sieben eingegeben haben.
Die Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung werden am häufigsten übersehen. Die Standardzahlungsbedingungen können je nach Branche, Richtlinien Ihres Unternehmens oder vorgeschichte mit dem Kunden variieren.
Es ist wichtig, die Folgen eines Bruchs dieser Vereinbarung klar zu erklären. Diese Strafen können verspätete Gebühren oder zusätzliche Gebühren umfassen.
Sie können hier auch Ihre bevorzugte Zahlungsmethode hinzufügen, egal ob Scheck, Bargeld, Banküberweisung, PayPal oder Kreditkarte. Fügen Sie dann die Zahlungsanweisungen hinzu. Schreiben Sie beispielsweise Ihre Kontonummer und Ihren Banknamen, wenn Kunden über eine direkte Überweisung bezahlen sollen.
Sie können zunächst mit einer einfachen Excel- oder Word- Rechnungsvorlage beginnen. Wenn Sie jedoch Ihre zweite oder dritte Rechnung erstellen, werden Sie feststellen, dass Sie viel Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden. Zum Beispiel:
Jede zusätzliche Minute, die Sie mit dieser Verwaltungsarbeit verbringen, bedeutet Zeit- und Geldverlust.
Wenn Sie den Rechnungs-Rechnungsgenerator zum ersten Mal verwenden, wird eine leere Rechnungsvorlage angezeigt.
Wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung erstellen, füllt die Rechnungsvorlage automatisch alle relevanten Geschäftsinformationen, Artikel und Kundeninformationen aus. Der Rechnungsgenerator verwendet sogar vorausschauenden Text, um Clientinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift automatisch auszufüllen, während Sie den Namen des Kunden eingeben.
Wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung erstellen möchten, wird die Rechnungsvorlage automatisch mit allen relevanten Informationen gefüllt. Gleiches gilt für Ihre Kunden und Artikel. Wir geben Ihre gesamten Kundendaten (Telefon, E-Mail, Adresse) ein, sobald Sie den Kundennamen eingeben.
Sie können eine PDF-Datei Ihrer Rechnung mit einem Klick teilen oder herunterladen. Dies spart viel Zeit im Vergleich zu Excel- und Word-Rechnungsvorlagen, für die Sie mehrere Schritte ausführen müssen, um ein Dokument als PDF zu exportieren oder sicherzustellen, dass Ihr Client Dateien eines bestimmten Formats öffnen kann.
Es gibt auch weitere Vorteile beim Senden von Rechnungen über den Invoice Simple Rechnungsgenerator.
Anstatt hart zu arbeiten, sollten wir klug arbeiten! Das Schlaue ist, das richtige Werkzeug für den Job zu verwenden: einen Rechnungsgenerator.
Es gibt einige zusätzliche Vorteile, wenn Sie Ihre Rechnung per Rechnung per E-Mail senden. Zum einen ist Ihre Rechnung für die mobile und Desktop-Anzeige geeignet. Zweitens werden Sie benachrichtigt, wenn Ihr Kunde die Rechnung erhält und sieht. Und drittens sendet Einfach Rechnung automatisch eine höfliche Erinnerung, wenn Ihr Kunde Ihre Rechnung nach einigen Tagen nicht angesehen hat.
Anstatt hart zu arbeiten, sollten wir klug arbeiten! Das Klügste ist, das richtige Werkzeug für den Job zu verwenden, eine Rechnung zu schreiben.
Wenn Sie ihre Online-Rechnung mit “Einfache Rechnung” schreiben, sparen Sie sich viel Zeit und Mühe. Hier sind einige Gründe warum:
In unserem Leitfaden zur Fakturierungssoftware für kleine Unternehmen weitere zu all Ihren Optionen.
A: Sie können ganz einfach eine Vorschau Ihrer Rechnung anzeigen, indem Sie oben links auf der Seite auf "Vorschau" klicken. Wir haben auch eine Musterrechnung für Sie zusammengestellt, damit Sie sehen können, wie eine fertige Rechnung aussehen würde. Weitere Musterrechnungen finden Sie hier
A: Ja. Wählen Sie das Logo-Feld in der rechten oberen Ecke. Anschließend können Sie Ihr Logo hochladen oder per Drag & Drop in die gewünschte Position ziehen. Es werden sowohl JPEG- als auch PNG-Bilder unterstützt.
A: Mit dem Invoice Simple-Rechnungsgenerator können Sie Ihre Rechnung per E-Mail versenden, eine PDF-Kopie herunterladen oder einen Link zu Ihrer Rechnung senden. Wenn Sie Ihre Rechnung direkt über Invoice Simple per E-Mail versenden, werden Sie benachrichtigt, wenn Ihr Kunde sie anzeigt. Dies kann hilfreich sein, um sie später nachverfolgen zu können. Wenn Sie Ihrem Kunden einen Link senden, kann dieser die Rechnung über den Link herunterladen oder ausdrucken.
A: Niemals. Unabhängig davon, ob Sie ein registriertes Konto haben oder nicht, Ihre generierten Rechnungen sind immer zu 100% ohne Markenzeichen.
A: Auf jeden Fall. Über die Schaltfläche PDF oben auf der Rechnungsseite können Sie sofort eine PDF-Datei Ihrer Rechnung herunterladen, die Sie für Ihre Unterlagen speichern oder an Ihren Kunden senden können.
A: Ja. Unser Rechnungsgenerator sollte Ihre Währung automatisch erkennen. Wenn Sie jedoch eine Rechnung in einer anderen Währung erstellen möchten, können Sie die ausgewählte Währung ganz einfach über das Einstellungsfenster auf der rechten Seite ändern.
A: Ja. Ihre Rechnungen werden automatisch in Ihrer Rechnungsliste gespeichert. Es gibt auch eine Kundenliste, die Kundeninformationen automatisch speichert.
A: Wir haben festgestellt, dass es gut funktioniert, wenn Sie die Anzahl der geleisteten Stunden in das Mengenfeld und Ihren Stundensatz in das Preisfeld eingeben. Der Rechnungsgenerator berechnet dann den fälligen Gesamtbetrag.
A: Wenn Sie möchten, dass Ihre Rechnung Steuern zusätzlich zu Ihren Preisen enthält, aktivieren Sie im Einstellungsfenster rechts eine Steuereinstellung. Dann können Sie einen Steuersatz und eine Bezeichnung eingeben.
A: Wenn Ihre Preise bereits Steuern enthalten und Sie möchten, dass auf Ihrer Rechnung der Steuerbetrag angegeben wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Inklusive?", Wenn Sie Steuern aktivieren.
A: Suche, um herauszufinden, was eine Rechnung ist wirklich? Hier ist eine vollständige Erklärung der was für eine Rechnung . Wenn das nicht genug Erklärung, dann sehen Sie, was Wikipedia zu sagen hat über es. Im wesentlichen, eine Rechnung ist ein Dokument, das details, was hast du für ein Kunde-und was Sie Schulden, die Sie für den Dienst oder das Produkt.
A: Wir verwenden je nach Standort die Zahlungsabwicklungsdienste Stripe und PayPal. Melden Sie sich einfach über unsere mobilen Apps oder online für Invoice Simple an und gehen Sie zu den Einstellungen, um Zahlungen zu integrieren.
A: Ja, Sie können ganz einfach eine Rechnung in 5 Sprachen erstellen: